Om du någonsin jobbar med en administrativ ställning kan det vara ditt jobb att skriva om minuter. Det kan vara svårare än du tror att transkribera minuter. Transkriberingsminuter innebär att man träffar rätt balans mellan att reproducera för lite och för många noteringar du tog på mötet. Dessutom måste du utöva inte bara skarpa lyssningsförmåga utan en bra redaktionell känsla. Genom att följa anvisningarna nedan kan du producera en professionell minuttranskription.
Gör din transkription så fort du kan efter ditt möte. Du kommer lätt att kunna komma ihåg vad som skedde vid mötet.
Rätt rätt att få ditt protokoll från ditt protokoll. Anteckna mötesdeltagarna, mötets mål och datum och tid för mötet. Du bör också inkludera en nyckel som anger deltagarnas initialer tillsammans med deras fullständiga namn, eftersom varje gång en deltagare talar kan du förorda sina uttalanden med sina initialer.
Transkribera mötet i sin kronologiska ordning. Dela diskussioner / samtal efter ämne, om mer än ett ämne diskuterades vid mötet. Om diskussionen till exempel förändras från budgethänsyn till mänskliga resurser, förord följande samtal så här: "Diskussionen än ändrad till överväganden om personalavdelningen …"
Skill mellan de viktiga och oväsentliga diskussionerna vid ditt möte. Till exempel vill du verkligen inte transkribera de ögonblick som någon gick utanför-ämnet och pratade om personliga frågor. I stället för att nämna att diskussionen försvann av kursen skriver du antingen ellipser "…" eller något liknande, "Efter ungefär en timmes orelaterad konversation …"
Spara ditt dokument till din hårddisk (eller flash-enhet) innan du skriver ut det. En minuters transkription registrerar de flesta av företagets stora beslut, så det är viktigt att dessa beslut sparas för framtida referens.
tips
-
Kontrollera alltid stavningen och grammatiken innan du skickar ditt protokoll till din chef. Fråga din chef om det finns en mall som du kan använda för att transkribera dina minuter. Om inte, fråga om det finns föregående minuters transkriptioner som du kan referera när du skriver din egen.
Varning
Var extremt försiktig när du spelar in några utbrott i ett möte. Nämna inte personen bakom utbrottet, men säg något som "Det uppmanades starkt att.." Om du någonsin känner dig osäker på att associera ett namn med en dicussion, kontakta sammanträdet ordföranden.
