Skatte- och ansvarsfördelarna med att integrera ditt företag balanseras genom större juridiska krav. Du måste driva ditt företag enligt statliga och federala krav på företagsbeteende. Ett krav är att du håller ett årligt möte för aktieägarna, även om du är den enda ägaren. Du måste också hålla protokoll på vad som hände vid mötet.
Håll det enkelt
Att hålla protokoll från mötet är ett lagligt krav, men det är också användbart. Protokoll visar att du har uppfyllt kraven för ett juridiskt möte och redogör för beslut, röster och åtgärder som vidtagits. Du behöver inte inkludera varje detalj: vad räknas är resultatet av en omröstning, inte alla punkter i debatten. Du måste få alla fakta rätt. När protokollet är skrivet upp, bör alla som var närvarande uppmanas att skriva ut på deras noggrannhet. Detta skyddar företaget om någon ifrågasätter ett beslut senare. Håll språket rent och formellt, så det är ingen fråga hur man tolkar protokollet.
Underrättelse
Ett S-bolag, till och med ett enpersonsföretag, måste ha stadgar. Stadgarna fastställer datum för årsstämman, men du måste fortfarande meddela aktieägare i förväg. Anmälan inkluderar datum, tid och plats och en lista över eventuella åtgärder du vill ta och eventuella kandidater till styrelseuppdrag. När du anger protokollet, ta med en kopia av meddelandet. Om någon meddelades sent, be henne om att underteckna ett upphävande av anmälan. Fäst det till protokollet också.
Att delta
Dina minuter ska lista alla som deltog i mötet - alla aktieägare och alla direktörer. Om dina stadgar ställer ett kvorum - ett minimum antal deltagare - visar noteringen att du uppfyllde kvorumet så att de röster som tagits var rättsligt bindande. Om stadgarna inte ställer in ett beslutsförfarande, kommer statliga regler att sparka in. Reglerna kan vara bara att du har en majoritet av de närvarande aktieägare eller en viss del - en tredjedel av dem i Delaware, till exempel - eller din staten får inte ange ett minimum. Om du är den enda ägaren är 100 procent av aktieägarna alltid närvarande.
Åtgärder som vidtagits
Ett typiskt årsmöte innehåller en rapport om företagsekonomi och en röst för styrelsen. Protokollet bör innehålla en förteckning över kandidater och de röster som varje kandidat mottog. Om S-bolaget vill ha aktieägarbeslut i andra frågor bör protokollet ange utgåvan och röstat. Alla årliga minuter ska lagras i en fil eller "minutbok" så att du har referenser tillgängliga om någon ställer frågor om hur mötena genomfördes.
