Det finns ett antal egenskaper för effektiv företagsrapportskrivning. Exempelvis bör cheferna redogöra för sina rapporter i förväg så att de innehåller all nödvändig information. Dessutom bör chefer förklara speciella termer eller ord som ligger utanför den typiska läsarens kunskapsbas. Fem huvudegenskaper brukar emellertid understryka de mest effektiva affärsrapporterna.
Fullständighet
Rapporter måste vara fullständiga i vad de försöker förmedla. Det bästa sättet att säkerställa fullständig rapportskrivning är att se till att du täcker alla dina mål. Målen för en marknadsundersökningsrapport kan till exempel vara att bestämma nöjda kunder med produkter, priser och kundservice. Dessutom kan ditt mål omfatta att ta reda på varför vissa kunder har slutat köpa dina produkter eller tjänster. Strukturen i en typisk affärsrapport innehåller en introduktion, en kropp och en slutsats. Du bör också inkludera en sammanfattning för chefer eller kollegor som bara har tid att skanna resultaten av din rapport. Använd punktpunkter i din sammanfattning, och markera endast de viktigaste punkterna eller resultaten.
Noggrannhet
Dina rapporter ska alltid vara korrekta när man anger fakta eller siffror. Marknadsförvaltare kan till exempel vilja spärra finansiell information i sina rapporter. Finanschefen kan ge marknadsföringsforskningschefen kvartalsvis försäljning och vinsttal för två olika år. Det är marknadschefens ansvar att rapportera dessa försäljningar och vinster korrekt när de ingår i en rapport. På samma sätt måste du säkerhetskopiera några av dina uttalanden med referenser. Därför måste du se till att du förstår helt och hållet en annan författares uttalanden innan du hänvisar till dem.
Använda enkelt språk
Meddelandet i din rapport ska vara enkelt, enligt webbplatsens Entrepreneur. Du bör skriva dina rapporter som om du adresserar någon med högskoleutbildning. Använd enkla ord och förklaringar för abstrakta idéer eller ämnen. En chef bör också undvika att använda tekniska termer när han adresserar publiken utanför sin fält. Marknadsundersökningsverksamheter bör till exempel använda ord som "multipelval" och "fill-in-the-blank" i stället för marknadsföringsforskningsvillkor "öppen" respektive "avslutad". Håll också meningarna korta och till den punkten.
Korrigera stavning, skiljetecken och förbrytningstid
Det finns helt enkelt ingen ursäkt för att utrapportera rapporter med stavning eller grammatiska fel. Kör alltid dina rapporter via stavningskontrollen på din dator. Har någon annan korrekturläsa din rapport för eventuella grammatiska fel eller användning av fel verbtider. Se till att du anger kommatecken, perioder, frågetecken och utropstecken på rätt plats för alla rapporter.
Använd en aktiv röst
Aktiv röst låter dig skriva med auktoritet i dina rapporter, i motsats till passiv röst. Använd ord eller fraser som exekverade, hanterade och undersökta istället för sina passiva motsvarigheter: exekvering, hantering och mätning. Använd ord som slutar "ed", eftersom de representerar en mer aktiv röst.
