Styrningskontrollen innehåller en mängd olika verktyg som används av både chefer och anställda för att säkerställa att arbetet kan fortsätta efter behov. Medan ledningskontroller är en användbar och ofta viktig del av verksamheten är det viktigt att se till att dessa kontroller inte stör arbetarnas förmåga att få jobbet.
Management Control Standards
Styrningskontrollerna ska alltid överensstämma med alla tillämpliga statliga, lokala och federala lagar. De bör också ge en rimlig försäkran om att tillgångar är skyddade mot avfall, bedrägeri och missbruk. Förvaltningskontrollerna bör inte genomföras utan korrekt förankring och planering, men bör ha specifika mål som kan realiseras. Slutligen bör standarder för styrning av kontrollerna kräva uppmuntran för både chefer och anställda att agera på ett etiskt sätt som upprätthåller en viss kompetensnivå för alla arbetstagare.
Förebyggande kontroller
Syftet med förebyggande kontroller är att försöka förhindra att arbetstagare på alla nivåer gör fel eller bedrar organisationen. Förebyggande kontroller kan innehålla sådana saker som att arbetstagare måste ange ett lösenord för att logga in på en dator eller en nyckeln för att få tillgång till ett visst område på arbetsplatsen. Dessa kontroller är viktiga i en mängd olika arbetssituationer. De kan emellertid ibland påverka produktiviteten om de inte tillämpas korrekt. Till exempel, om en löneverkstäver behöver skriva ut lönecheckar, men handledaren med tillgång till det låsta rummet där kontrolllagret hålls inte tillgängligt, kan produktiviteten gå förlorad.
Detektive Controls
Detektive kontroller är utformade för att "upptäcka" fel och / eller bedräglig aktivitet efter att de redan har uppstått. Undantagsrapporter är ett exempel på en detektivkontroll. Det här är rapporter som listar föremål som ofullständiga transaktioner eller transaktioner som motsvarar ett belopp som är större eller mindre än vad som förväntas i den dagliga verksamheten. Detektive kontroller är mycket effektiva för att upptäcka kostsamma bokföringsfel. De kan dock påverka produktiviteten när de bärs till det yttersta. Till exempel när en hel avdelning tvingas spendera timmar på att leta efter ett femcentfel, är inte bara produktiviteten förlorad, men tiden som spenderas efter de få penniesna kostar organisationen mer pengar än om det bara var att skriva av skillnaden.
Använda Management Controls för att öka produktiviteten
Medan hanteringskontroller kan ha en negativ inverkan på produktiviteten när de implementeras felaktigt, kan de också användas för att öka produktiviteten. När hanteringskontroller finns på plats för att mäta och analysera den dagliga produktiviteten kan chefer använda de resulterande data för att undersöka effektivare sätt att göra affärer. Dessa kontroller kan också hjälpa chefer att avgöra mer effektiva sätt att delegera myndighet inom organisationen.
Mänskliga faktorer
Kom alltid ihåg att dina arbetstagare är mänskliga. Underskattar inte påverkan av styrningskontrollen på anställdas engagemang och produktivitet. Den mänskliga aspekten av styrningskontrollerna bör beaktas vid utformningen och genomförandet av dessa kontroller. Mänskligt beteende bör övervägas för att säkerställa att arbetstagarna är ordentligt motiverade för att slutföra de önskade uppgifterna. Till exempel får anställda inte känna sig som om kontroller har införts eftersom chefer tror att arbetstagare inte kan lita på. I så fall kommer arbetstagarna sannolikt att demotiveras, vilket kommer att minska produktiviteten.
