Som projektledare måste du se till att projektresultatet uppfyller förväntningarna när projektet avslutas. Då måste du slutföra några slutliga dokument och avsluta projektet. Typiska förfaranden innefattar att erhålla godkännanden, överlåta ägande och släppa en produkt i produktion. Vanligtvis loggar du på ett projekt som avslutat genom att utföra testning för att säkerställa att laget har slutfört arbetet och uppdaterat statusrapporter för att indikera slutförandet.
Utför acceptantestning. Informella acceptansmetoder inkluderar att slutföra en installation eller en händelse. Formella acceptmetoder inkluderar användarprövning mot kriterier som fastställts tidigt i projektplaneringsfasen. Till exempel innefattar programvaruutvecklingsprojekt typiskt funktionell, system- och användartestning för att bevisa att produkten fungerar som avsedd. Om användarna upptäcker att produkten inte uppfyller deras behov, avvisar de leveransbara och revisioner måste göras innan projektets slutförande kan ske.
Skapa ett utloggningsdokument. I detta godkännandeavtal anges projektets framgångskriterier. Skapa till exempel en checklista för att testa ett rapporteringssystem som är utformat för att möjliggöra inspelning av tid som spenderas på arbetstagares frivilligt arbete. Användare måste bekräfta att de kan använda en intranätbaserad blankett för att skicka in och granska bara sina timmar på utvalda aktiviteter. Chefer bör endast kunna granska de anställdas inlagor under deras tillsyn. Ansökan ska skicka ett mail till både chefen och den anställde för att underrätta dem om inlämningen. Anställda bör kunna begära att ytterligare aktiviteter läggs till i inlämningsformuläret.
Skaffa slutligt godkännande av projekt från kunder, sponsorer och intressenter. Dessa personer kan underteckna papperskopior av acceptavtalet eller använda online-mallar eller blanketter, till exempel de som tillhandahålls av Microsoft Office-webbplatsen. Använd till exempel ett InfoPath-formulär för att visuellt visa projektstatus genom att använda villkorad formatering som visar och döljer bilder baserat på projektstatus.
tips
-
I stället för ett pappersbaserat avskrivningsförfarande, skicka ett e-postmeddelande. Om du till exempel använder Microsoft Outlook, trycker du på "CTRL / N" -knapparna för att skapa ett nytt meddelande. Från menyn "Alternativ" klickar du på knappen "Använd röstknappar". Välj alternativet "Godkänn; Avvisa". I fältet "Ämne:" skriver du en kort beskrivning av det projekt som du vill att e-postmottagaren ska logga på. Du kan infoga ytterligare text, grafik eller dokument. Klicka på "Skicka" -knappen. Dina mottagare mottar ett mailmeddelande med direktivet till "Rösta genom att klicka på Rösta i svarskoncernen ovan." Klicka på knappen "Spårning" i ditt ursprungliga meddelande för att se vem som har godkänt och vem har avvisat.
