Affärsmöten kräver planering, organisation, ledarskap, rekordhantering och uppföljning. Hur ditt projekt fortskrider beror på beslutsfattandet och åtgärden som kommer att flöda av samarbetet som möjliggjorts från mötet.
Föremål du behöver
-
Dagordning
-
Mötesrum
Utarbeta mötesagendan. Dagordningen är en översikt över alla frågor som kräver diskussioner om beslut som är nödvändiga för att vidareutveckla ditt projekt eller mål. Lista alla kända problem i ett kortfattat konturformat med punktpunkter. När du har upprättat dagordningen kommer du att känna till problemen, och då kommer du att veta vem som behöver delta i mötet.
Skicka ut massmail eller ring telefon till alla personer som behöver delta i mötet och be om tillgänglighet med datum och tider via en vecka om du har flera deltagare. Detta i sig kan vara en skrämmande utmaning med tuffa scheman. När du har allas tillgänglighet hänvisar du scheman till ett tillgängligt datum och tid. Planera tillräckligt med tid för att hålla mötet och skicka ett meddelande till alla deltagare av datum, starttid, sluttid och plats för mötet tillsammans med en kopia av dagordningen.
När du förbereder mötet, har exemplar av dagordningen distribuerad till alla deltagare tillsammans med eventuella dokument som kommer att diskuteras. Bildskärmar och strömställningspresentationer ska vara klara för visning med easels och eventuella projektorer, bärbara datorer och skärmar. Dessutom bör mötesorganisatören vara beredd att leda mötet och en rekordhållare ska delta i mötet för att ta anteckningar.
Mötet arrangören / ledaren behöver hålla diskussionen på rätt spår. Diskussionen kommer oundvikligen att leda till tangentiella problem och diskussion om ämnet, så ledaren måste se till att diskussionen så småningom återgår till agendapunkterna. Ledaren måste också hålla reda på tiden och hålla diskussionen flyter för att träffa alla agendaposter. Ledaren bör tillhandahålla en kort beskrivning av dagordningspunkterna för att starta diskussionen och även ställa frågor eller begära inmatning från deltagarna för att erhålla nödvändig information. Ledaren bör avsluta varje åtgärdspost med den person som ansvarar för objektets slutförande och ett beräknat tidsplan för slutförandet.
När alla dagordningspunkter har slutförts, bör gruppen planera ett uppföljningsmöte om det behövs eller planera regelbundet förekommande möten på en överenskommen dag och tid.
Rekordinnehavaren bör sammanställa sina noter till ett mötesminutemang som är organiserat i konturformat. Utkastet till protokoll ska då skickas till mötesdeltagarna för att söka kommentarer, korrigeringar eller ändringar. Det slutliga mötesprotokollet ska sedan delas ut till deltagarna och användas för uppföljning och som grund för nästa mötesagenda om det behövs.
