E-post är en viktig del av många jobb och företag. Företags e-postkommunikation gör ett intryck nästan lika viktigt som ansikte mot ansikte kommunikation, och kan vara längre. Företags e-post bör alltid återspegla professionalism och ha ett företags syfte. Det är lätt att falla i dåliga e-postvanor, så kontinuerlig medvetenhet och vaksamhet när det gäller e-postförmedlingar är nödvändigt och viktigt för en professionell företagsbild.
Ämnesfält
Ämnesfältet är lika viktigt som e-postens kropp. Det är en professionell rubrik på ditt e-postmeddelande och behöver ord som speglar det. Använd korrekt grammatik i ämnesfältet utan felstavning och använd lämpliga stora bokstäver. Förmedla syftet med ditt mail i en kort, kortfattad fras. "Om Winfield-projektet", "Komma tillbaka till dig om ditt konto", "Tid och närvaro programvarufrågor" är exempel på affärsmässiga ämnesområden för e-postmeddelanden. Använd aldrig slang, orätt språk eller till och med tillfälliga fraser som "Hej", "Hur går det?" Eller "Fråga".
Hälsningar och signaler
Använd professionella hälsningar och inloggningar för att hålla din elektroniska kommunikation i linje med den professionella företagsbilden du vill förmedla via e-post. Även om du skickar en långvarig, välbekant affärsrelation till vem du har frekvent korrespondens, behåll dina hälsningar och sign-offs professionella och artiga. För nya och obekanta kontakter, använd "Kära Herr Smith" och "Hälsningar" för hälsning och loggning. För mer välbekanta kontakter, "Kära Amy" och "Jag uppskattar det!" Är mer informella men ändå professionella.
Formatering, bilagor och signaturfiler
Formatering i företagsemail är onödigt och kan leda till att e-postmeddelandet fångas i spamfilter. Använd bilagor med försiktighet och endast med mottagarens förkunskaper och godkännande, särskilt stora bilagor. Signaturfiler bör vara så korta som möjligt.
Språk och ton
Språket och tonen i e-postkommunikationen ska vara lika professionell som annan skriftlig kommunikation. Använd artighet, bra grammatik, stavning, ordförråd och skiljetecken. Använd vanligt affärsspråk, ingen slang, profanity eller casual fraser. Det är viktigt att använda en tankeväckande, vänlig ton i e-post. Skriv inte e-post när du är arg, upprörd eller frustrerad. Det står över i tonen även om det är oavsiktligt. Ta lika mycket omsorg med e-postformulering som med telefon och ansikte mot ansikte samtal med affärsförbindelser.
Email Don'ts
Skriv inte tre stycken när ett par meningar är tillräckligt. Använd inte e-post för att rista i ilska eller irritation eller disciplinera någon. Skicka inte e-postar bråttom - ta dig tid att läsa, stava och kontrollera mottagarens adress innan du skickar. Missbruk inte kol kopi och blind kol kopi på e-postmeddelanden. Använd inte e-post på jobbet för icke-fungerande ändamål.
