Förslagsbrev kan fungera som viktiga verktyg för att få nya kunder, starta nya projekt och växa ett företag. Från layout och design till språket som används i dokumentet måste företagsledare överväga alla aspekter av ett förslag innan de skickas till den avsedda mottagaren för att maximera dokumentets effektivitet. Precis som öppnandet av ett sådant brev är avgörande för att få en läsare att läsa igenom hela innehållet, är sista meningen i ett förslagsbrev också av särskild betydelse, eftersom det är de sista orden som mottagaren kommer att läsa innan det potentiellt fattar ett beslut.
Skriva ett effektivt förslag
För att skriva ett effektivt förslagsbrev är det bra att börja med att samla all relevant information du planerar att inkludera i dokumentet. Det kan innehålla statistik, budgetsiffror, datum, definitioner och ditt företags legitimationsuppgifter. Du kan också vilja börja med en översikt, som är ett skrivverktyg som kan hjälpa dig planera ut de olika kategorierna av ditt förslag.
Införandet av ditt förslag bör gnida läsarens intresse och kommer sannolikt att innehålla några grundläggande uppgifter om ditt företag och varför det är kvalificerat att utföra den aktuella uppgiften i fråga. Introduktionen kan också innehålla en bred översikt över förslaget ämne så att mottagarna förstår vad de ska läsa och varför de borde fortsätta läsa. Vissa förslag kan också börja med en sammanfattning, som är en kort översikt som sammanfattar de viktigaste punkterna i förslaget. Sammanfattning är användbar för mottagare som är korta i tid men vill få en känsla av vad förslaget handlar om.
Huvudavsnitten i ditt förslag varierar beroende på projektet men kan innehålla avsnitt som diskuterar projektets budget eller priser, den föreslagna tidslinjen för projektet och riskerna med projektet. Du kan också diskutera materialet som krävs för att slutföra projektet, arbetskraften eller typerna av arbetstagare som behövs för att slutföra projektet och de beräknade intäkterna eller ledningarna som genereras av projektet.
Det är viktigt att skräddarsy ditt dokument till din specifika publik när du skriver ett förslag. Språket du använder varierar beroende på publikens kompetens, liksom hur välbekant de är med projektets tekniska aspekter.
Innan du skickar förslaget till en läsare, redigera alltid noga dokumentet och ta bort eventuella stavfel, grammatiska fel och felaktigheter. Typer och andra misstag kan uppfattas som oprofessionella och kan leda till att förslaget avslås.
Avsluta ett förslagsbrev
Slutsatsen av ett förslag är ett kritiskt inslag i det övergripande dokumentet. När mottagaren slutar läsa förslaget borde de sista få meningarna eller punkterna hålla sig i hennes sinne. En effektiv slutsats kan hjälpa till att försegla affären och leda läsaren att göra affärer med ditt företag. Även om andra delar av förslaget är viktiga för att få godkännande att gå vidare, är det vettigt att tillbringa extra tid på de sista meningarna för att säkerställa att förslaget är övertygande.
I slutändan bör du överväga att lägga fram de översta punkterna i förslaget för att betona de viktigaste begreppen, var försiktig så att du inte upprepar ordentligt vad du redan skrev. Den här sammanfattningen ska ge en analys eller förklaring som kopplar samman alla huvudpunkter. Du kan också uppmuntra mottagaren att fortsätta samtalet genom att erbjuda för att svara på några långvariga frågor eller för att diskutera tanken i större utsträckning vid ett senare tillfälle. Till exempel kan du skriva: "Vänligen meddela mig om du har ytterligare frågor - jag skulle gärna svara på dem." Några effektiva förslagsbrev slutar också med ett uppmaning till handling, vilket kan skapa en känsla av brådskande och ett skäl för att mottagaren ska gå vidare med förslaget. Ett exempel på ett samtal till handling är: "Kom igång på det här projektet idag genom att kontakta vårt team."
