Som arbetsgivare eller chef kan du få klagomål från anställda om sexuella trakasserier, problem på arbetsplatsen eller andra problem. Företagare tar också upp klagomål från kunder angående tjänster, produkter och andra problem som gäller företaget. För att upprätthålla företagets integritet kommer en arbetsgivare eller chef att finna att det är nödvändigt att adressera klagomål för att förbättra arbetsplatsen och kundservice.
Klagomål på arbetsplatsen
Diskutera klagomålet med arbetstagaren utan dom. Om det innebär en annan person, som missbruk eller sexuella trakasserier, fråga vad som hände och när det hände.
Se till att du har lagt upp en företagspolicy angående sexuella trakasserier. Policyn bör innehålla ett uttalande som informerar arbetstagare om att eventuella klagomål inte tolereras och kommer att undersökas.
Prata med den anställde som klagar och förklara att arbetstagaren är fri från vedergällning och att du kommer att undersöka den påstådda situationen - oavsett om det är en obalans mellan arbetsuppgifter, trakasserier eller problem med medarbetare.
Ta anteckningar medan du pratar med medarbetaren; skriv ner relevanta fakta om hennes klagomål. Beroende på din företagspolicy och svårighetsgrad kan du begära att hon gör ett formellt klagomål skriftligen.
Berätta för någon annan som är inblandad i klagomålet om att ett klagomål har lämnats in och olämpligt beteende inte tolereras. Be att varje part ska vara tålmodig medan en utredning pågår.
Undersök klagomålet. Till exempel, om arbetstagaren är orolig för att han inte har tillräckligt med timmar för att tillfredsställa erforderlig arbetsbelastning, be om att han fyller i en rapport för att beskriva hur han spenderar sin tid. Om klagomålet rör sexuella trakasserier, intervjua andra som kanske har bevittnat det påstådda missbruket och lyssnar på varje inblandad person.
Ta information du har fått från din granskning av klagomålet och fatta ett beslut. Rådgivning med personal, ditt företags advokat eller andra kan vara nödvändigt, beroende på klagomålet.
Ta lämpliga åtgärder och fatta beslut om klagomålet, som att ge personen mer timmar, förhandla konflikten på arbetsplatsen eller skjuta en anställd vid behov. Bevara dokumentation om klagomålet i arbetstagarens personalfil.
Kundtjänstklagomål
Ta klagomålet från kunden och läs eller lyssna på kunden utan dom.
Bestäm om en specifik medarbetare var ansvarig för klagomålet. Till exempel, om kunden ringde företaget att fråga om en produkt och arbetstagaren påstås vara abrupt eller oförskämd, fråga om hon tog ner anställdens namn.
Försäkra dig om att du kommer att vidta lämpliga åtgärder med arbetstagaren för att minska risken för att en sådan situation händer igen och ber om ursäkt för den mottagna behandlingen.
Fråga vad som var fel med den produkt eller tjänst som kunden fick.
Be om ursäkt till kunden; låt honom veta att du ångrar att han inte fick en fungerande produkt eller en produkt som beskrivs.
Erbjuda kunden en återbetalning, utbyte, reparation eller annat alternativ baserat på ditt företags policy.
Uppföljning med kunden om han begärde byte eller reparation för att försäkra sig om att allt är i drift. Tack för hans beställning och bjud honom tillbaka till ditt företag.
Varning
Undvik berating anställda och kunder när de lyssnar på sina klagomål.
