När ett företag som säljer material vill få en ny kund att tillhandahålla material till, skapar företaget ett förslag. Ett förslag är ett skriftligt dokument som innehåller detaljerna i det föreslagna arrangemanget och anger vilka typer av material som tillhandahålls, när och hur de ska levereras och kostnaderna för materialet och leveransen. Ett bra förslag informerar läsaren om alla detaljer som behövs för att fatta beslutet att acceptera förslaget eller ej. Även om det inte finns någon önskad längd för förslaget, förvänta dig att det sträcker sig från två till tio sidor eller mer, beroende på ditt företag. I grunden är ju mer komplexa eller varierade dina material, ju längre förslaget borde vara.
Skapa en övertygande introduktion
Skriv en introduktion, som är en kort sammanfattning av vad förslaget handlar om. Det förklarar problemet, den föreslagna lösningen och de fördelar läsaren får genom att komma överens om det. För den här typen av förslag ska företaget skriva det förklara att de produkter och material som läsaren använder är tillgängliga via detta företag. Det bör också anges fördelar som kunden kommer att få, till exempel lägre priser och snabbare leverans, om han väljer att acceptera förslaget.
Exempel:
Varje litet företag behöver skicka ut mail, ibland satser av hundratals bitar om dagen. Våra produkter kan hjälpa dig att sortera och stämpla ditt brev elektroniskt så att du kan få dem ut snabbare och i rätt tid. Det kan betyda högre produktivitet och snabbare fakturatid, allt till mycket låg kostnad för dig.
Var detaljerad i ditt förslag
Berätta läsaren vad, hur, när och hur mycket i förslagets kropp. För ett materialförsörjningsförslag ska alla detaljer om materialet ingå, och det ska ange exakt vilken typ av material som ska säljas, leveransmetoderna och kostnaderna. Läsaren måste förstå materialets kostnader efter att ha läst förslaget. Berätta för läsaren hur ofta materialet ska levereras och om kunden måste ordna om eller om det omordnas automatiskt.
Exempel:
Med tanke på storleken på ditt lilla företag rekommenderar vi en vanlig post sorterare och portmätare. Det finns en engångskostnad för att köpa utrustningen och en månadsavgift för att fylla på porto och bläck. De slutliga kostnaderna beror på det särskilda paketet du köper, vilket vi kan diskutera om vårt uppföljningsanrop.
Betona fördelarna
Sluta förslaget genom att betona de fördelar som kunden kommer att få genom att acceptera erbjudandet. Det borde vara uppmuntrande för läsaren och borde visa förtroende för det företag som gör förslaget. Förklara produktkvaliteten och inkludera all statistisk information som är tillgänglig om kundnöjdhet. Detta steg i förslaget är det sista försöket att övertyga kunden om att godkänna förslaget, så det är viktigt att ta med fakta som hjälper ditt företag att sticka ut från andra.
Exempel:
Vi har varit i postverksamheten i årtionden och har funnit att våra produkter sparar tid och pengar för att fokusera på andra aspekter av ditt företag. Faktum är att 95 procent av våra kunder rapporterar en betydande besparing i sina postkostnader genom att använda vår månatliga service. Vi ser fram emot att diskutera några alternativ med dig.
Lämna förslaget
Underteckna förslaget och leverera det till den potentiella kunden. Inkludera eventuella tidsfrister och erbjudande att svara på eventuella frågor eller problem som kunden har. Inkludera en blank på förslaget att kunden ska logga och datum när förslaget godkänns.
Efter att en kund accepterat ditt förslag, tillhandahålla utmärkt löpande kundtjänst. Var medveten om hans behov när de förändras. Omedelbart varna honom om nya leveranser du bär som kan gynna honom. Var ärlig och överdriv inte vad du inte kan leverera för att utveckla välmående affärsrelationer och eventuellt få leads.
