Strukturen i en upphandlingsorganisation sträcker sig från en enda person med ansvar för inköp till en stor centraliserad avdelning eller decentraliserad organisation med upphandlingsproffs som arbetar på olika platser eller affärsenheter. Att få den rätta strukturen är avgörande, eftersom upphandlingen vanligen står för hälften av en organisations utgifter, enligt Referens för företag. Det spelar också en viktig roll i ett företags konkurrenskraftiga strategi.
Individuellt inköpsansvar
I en start eller småföretag kan en person som finansdirektören ta ansvar för upphandling. Alternativt kan enskilda medlemmar i ledningsgruppen, till exempel produktionschef, kontorschef eller marknadschef, köpa produkter eller tjänster för att uppfylla sina egna avdelningar. I detta scenario skulle företaget inte ha ett konsekvent inköpsförfarande och skulle sakna köpkraft för att förhandla fram bättre erbjudanden från en fragmenterad leverantörsgrupp.
Inköpsavdelning
När företaget växer kan företaget utse en upphandlingschef med yrkeskvalifikationer. Företaget kan också rekrytera en eller flera inköpsassistenter om omfattningen av upphandling växer. Chefen eller teamet tar ansvar för att köpa varor till alla avdelningar, diskutera deras krav, identifiera leverantörer och behandla order. Genom att samordna upphandling kan företaget placera större order med föredragna leverantörer. Det kan vara möjligt att förhandla om lägre priser och införa konsekventa kvalitetsstandarder på leverantörer.
Centraliserad inköpsstruktur
Företag med ett antal lokaler, operativa divisioner eller affärsenheter har val av att driva centraliserade eller decentraliserade strukturer. I den centraliserade modellen tar en enskild upphandlingsavdelning ansvaret för inköp på bolagets vägnar. Avdelningen, som kan bestå av inköpsdirektör, chefer och assistenter, ställer in standardpolicyer och förfaranden i hela organisationen i syfte att sänka kostnaderna, öka inköpseffektiviteten och uppnå jämn kvalitet. För att förbättra servicen till olika platser kan avdelningen utse specialister som ansvarar för inköp av specifika leveranskategorier.
Decentraliserad upphandling struktur
I den decentraliserade modellen delegerar köparen inköpsmyndigheten till platser och divisioner. Upphandlingschefer och assistenter köper leveranser till lokala behov, även om de får stöd från en liten centralenhet. Medan en decentraliserad struktur ger autonomi och minskar flaskhalsar kan det leda till inköp av ineffektivitet, inkonsekventa standarder och ökade totala upphandlingskostnader.
Strategisk Sourcing Model
Företag som behöver viktiga leveranser som kritiska ingenjörskomponenter eller vill harmonisera kvalitet över en rad leverantörer har flyttat från traditionella upphandlingsmetoder till långsiktiga relationer med strategiska leveranspartners. Medlemmar av upphandlingsgruppen som ansvarar för strategisk inköp fokuserar på kritiska leveranser och lämnar inköp av råvara till andra lagmedlemmar. Det strategiska sourcingteamet lägger långsiktiga leveransavtal och samverkar med försörjningspartners för att sänka kostnaderna, harmonisera kvalitets- och produktionsnivåer och genomföra gemensamma produktutvecklingsprojekt.
