Flera situationer kan uppmana dig att skriva ett certifikat, som att verifiera arbetstagarens anställning eller en studerandes slutförande av en kurs. Certifikat bokstäver är i princip bokstäver av bekräftelse, och bör helst vara direkt och koncis. Om du måste göra ett certifieringsbrev för något ändamål, använd ett standard företagsbrevformat och vara så specifika som möjligt. Eftersom denna typ av brev kan användas som officiell post, är det viktigt att informationen är tydlig och språket klart.
Skriv brevet på brevpapper med ditt professionella brevpapper. Om du inte har en skapar du en rubrik längst upp i dokumentet som innehåller ditt namn, adress, telefonnummer och professionell e-postadress.
Dubbelrum och skriv aktuellt datum. Dubbelrum igen och skriv namnet på mottagaren och hans jobbtitel, hans företagsnamn och företagets adress.
Öppna med en formell hälsning, adressera mottagaren med namn med lämpligt prefix. Till exempel, "Kära herr Jones."
Skriv en ämnesrad och en kort rubrik som anger vad brevet hänvisar till. Till exempel: "Ämne: Brev av certifiering av anställning för Mary Charleston."
Skriv en inledande paragraf och förklara exakt vad du certifierar. Om frågan omfattar namn på individer eller företag och datum, inkludera dem här. Till exempel: "Detta intygar att Mary Charleston var anställd av Roberts Bank från den 3 november 2008 till den 4 mars 2010."
Skriv ett andra stycke och förklara på vilken myndighet du skriver brevet. med andra ord, varför uppmanas du att certifiera begäran. I föregående exempel kan avsändaren vara Charlestons chef på Roberts Bank.
Tack mottagaren för hans tid och sluta med en formell stängning, till exempel "Med vänliga hälsningar". Dubbelrum två gånger och skriv ditt namn. Skriv ut brevet och skriv ditt namn över ditt typade namn.
