Stora organisationer och de med flera platser står inför en form av ekonomiskt bedrägeri som kallas spökmedarbetare. För att upptäcka dem, och i slutändan för att förhindra dem, involverar dessa företag rutinmässigt en praxis av spökrevisioner.
Ghost Employees Defined
Ghostmedarbetare - ibland kallade fantommedarbetare - är namnen på en löneavdelning till vem lönecheck utfärdas, men som inte är verkliga anställda och inte utför något arbete. De Termen "spökeansvarig" ges eftersom arbetstagaren existerar på papper men är obefintlig på arbetsplatsen. De jobb som spökmedarbetare påstås tilldelas kallas ofta no-show jobb. Det kan ta lång tid att hitta spökmedarbetare utan hjälp av spökrevisioner. Starka interna kontroller kan hjälpa till att förebygga spökmedarbetare.
Sneaking Ghost Medarbetare På Lön
De flesta organisationer kräver dokumentation av anställning för att placera någon på lönelisten, vilket i allmänhet innebär att en handledare eller chef - någon som har befogenhet att leda lönegrenavdelningen för att lägga till en ny anställd - måste vara inblandad. Ibland är en medlem av löneavdelningen också inblandad. Ghostmedarbetare läggs till i lönen genom bland annat att skapa en fiktiv medarbetare, med namnet på en uppsägd anställd, att sätta nya anställda i systemet en löneperiod innan de börjar arbeta för företaget och lägga till tillfälliga anställda i lönelistan. I vissa fall tar de personer som smygar spökmedarbetare på löneavgifter bort dem efter några veckor, vilket gör det svårare för en framtida revision att identifiera.
Utövande Ghost Medarbetare
Även om spökmedarbetares existens ibland kan avslöjas i en rutinrevision, är de flesta dokumentationen tillräckliga för att godkänna en sådan undersökning. Ghost audits är utformade speciellt för att avslöja alla spökeansatte, och undersöker noggrant löneposter och anställningsbeteenden för bevis på spöken. Dessa revisioner har visat sig vara fördelaktiga, särskilt för stora organisationer. Till exempel, under 2009, en revision utförd av Detroit Public Schools hittade mer än 250 spök anställda - ett bedrägeri som kostar systemet mer än $ 400.000 över fyra år.
Ghost Audit Processer
En av de mest effektiva metoderna för att genomföra en spökrevision är att kräva att alla anställda hämtar sina lönecheckar eller direkta insättningsstubbar personligen. Spökmedarbetarnas lönecheckar eller stubbar kommer inte att samlas in. Så här bestämde detroit offentliga skolor hur många spökmedarbetare det hade. Andra effektiva spökrevisionsmetoder inkluderar att leta efter anställda som inte har tagit semester, listar inte en fysisk adress och får inga avdrag för sina lönecheckar (för socialförsäkring, skatter eller försäkringar). Dessutom letar de som utför spökrevisioner efter flera direkta insättningar som går till samma bankkonto, ogiltiga sociala säkerhetsnummer och saknas anställningsinformation.
