Förtroende är svårt att tjäna och underhålla i affärsrelationer. Ibland kan något som uppenbarligen litet som ett missförstånd eller uppfattad elakhet i företagskommunikation försvåra ett arbetsförhållande. I affärskommunikation kan goda sätt skilja skillnaden mellan vinst och förlust. Lär dig att vara artig och artig hela tiden kan spara energi i arbetet oroa dig när du kanske har fumlat i affärsetikett och artighet (se Referenser 4).
Telefon
Se till att när du inte kan svara på din telefon att ditt inspelade meddelande är uppriktigt och artigt. Ofta är det i röstens ton som kan visa artighet. Apologizing för att inte vara tillgänglig när din uppringare behövde tala med dig är en show av artighet. Att ange när du kommer tillbaka är en annan artighet. Viktigast, att skicka ett meddelande omedelbart är inte bara artig men professionellt. När du svarar på telefonen, le. Det kommer att visas i din röst. Lyssna helt på vad din ringer har att säga innan du börjar prata. Se till att du ber om tillåtelse innan du lägger din ringer i väntan och väntar på den som ringer för att säga att det är okej. Häng aldrig upp utan att säga farväl eller meddela att du avslutar samtalet, även om den som ringer är oförskämd.
E-post
Emails går långt i affärskommunikation. De håller också länge. De kan bli permanenta register över dina ord. Med den kunskapen, se till när du förbereder ett e-postmeddelande som du läser det högt eller på annat sätt granskar det för att se till att du inte bara får din mening men att du förstår det på ett artigt sätt. Starta dina e-postmeddelanden med en professionell hälsning som hälsar din mottagare eller grupp av mottagare med namn (se Referenser 3). Tänk på det här e-postmeddelandet är inte en ledig anteckning mellan vänner. Använd fullständiga meningar och bra grammatik. Skriv aldrig ett e-postmeddelande när du är arg eller i stämningen för att venta, eftersom chansen är att ett mail skickas under dessa förhållanden, saknas de courtesies som kan göra din kommunikation effektivare (se Referenser 2).
Brev
Ofta är det acceptabelt att skicka ett brev för att förmedla en affärskommunikation. Som med ett e-postmeddelande, var noga med att få ditt brev korrekturläsat för stavning och format och din grammatik kontrolleras för korrekthet. Säg tack när och när det behövs. Se till att stänga ditt brev med en uppskattning för förväntad tid som mottagaren läser din kommunikation.
Ansikte mot ansikte
Ofta levereras den svåraste formen av affärskommunikation ansikte mot ansikte. Det är bra att granska framför en spegel vad du planerar att säga. Detta ger dig en bra bild av hur dina ansiktsuttryck förändras med ditt meddelande. När du besöker ett annat land för företag är det inte artigt att tvinga din kultur på dem med vilken du är där för att göra affärer (se Referenser 1). Att förstå kulturella skillnader kan hjälpa dig att vara tillmötesgående när du kommunicerar med dem från länder där personliga ansiktshälsningar visas annorlunda än vad du kan vara van vid.
Anslagstavlor
Meddelanden som publiceras på anslagstavlor är vanliga på många arbetsplatser. Denna övning kan ibland leda till oförskämd eller ojämn kommunikation. När du har ansvaret för att skicka ett meddelande till alla samtidigt ska du sträva efter att vara artig för alla. Användning av slang eller ovanliga fraser kan förolämpa och förringa din avsikt. Se till att ditt meddelande om anslagstavlan eller nyhetsbrevet är skrivet med all övervägning som ges till annan professionell affärskommunikation.
