Så här ändrar du en standard operativ procedur. Ändringar i standardoperativa förfaranden (SOP) följer en specifik metod som ett företags kvalitets- och regleringsavdelning fastställer. Börja dokumentera begärda ändringar till en SOP så snart relevant personal överväger revisionen. Håll en lista över konversationer om dessa ändringar efter datum och deltagare. Ta sedan in den här posten som en del av din första förfrågan om att ändra en SOP.
Identifiera skriftligen behovet av en ändring till SOP. Vidarebefordra detta dokument till handledaren för den avdelning som förändringen påverkar och till dokumentkontrollavdelningen.
Fyll i ett formulär för ändringsförfrågan. Besluta om den begärda ändringen är administrativ eller administrativ. Administrativa förändringar syftar till att revidera en process som bolaget följer. Klara förändringar syftar till att revidera den befintliga SOP: s stavning, grammatik, format och klarhet.
Begär ett behörighetsnummer för ändring från dokumentkontrollavdelningen. Skriv detta nummer på framsidan av formuläret för ändringsförfrågan.
Förbered en förklaring av den begärda ändringen. Om möjligt, kopiera den befintliga SOP-en och gör röda linjevisningar som visar de begärda ändringarna. Skriv och datum formuläret för ändringsförfrågan. Skicka det till dokumentkontrollavdelningen.
Vidarebefordra en kopia av formuläret för ändringsansökan till personalavdelningen. Förklara om avdelningen måste utbilda anställda på grund av den begärda förändringen och vilka anställda förändringen påverkar. Kräv mänskliga resurser för att dokumentera träningen efter datum, anställda, tränare och ämne.
Skicka in uppgifter om träningsfärdigställandet till dokumentkontrollavdelningen. Begär att de lägger till den i formuläret för ursprungliga ändringsförfrågan.
Distribuera det godkända ändringsförfrågningsformuläret till alla anställda i företaget. Identifiera formuläret med dess behörighetsnummer. Berätta för anställda hur man får tillgång till formuläret.
