Hur man skriver en standard operativ procedur. En standard operativ procedur eller en "SOP" är ett dokument som innehåller instruktioner om hur du utför en uppgift. Det säkerställer att rutinjobb utförs på ett säkert sätt och i enlighet med gällande bestämmelser. Du kan skriva en auktoritativ Standard Operating Procedure genom att följa dessa steg.
Be anställda som använder SOP för deras inlägg om hur jobbet ska utföras. Förvänta dig att dokumentet ska genomgå flera utkast innan en final kan genereras. Låt medarbetarna själva granska utkastet för ytterligare förslag.
Förbered ett första utkast. Detta utkast bör kartlägga alla nödvändiga steg i förfarandet. Bestäm om några stora steg kan delas upp i mindre steg. Skapa ett enkelt flödesschema för att tjäna som ett värdefullt första utkast.
Skriv den första sidan med en kort introduktion som ger en översikt över hela jobbet. På så sätt måste anställda som normalt läser och utför ett steg åt gången förhandsgranska jobbet från början till slut innan de börjar.
Förbered en rubrik på första sidan. Den måste innehålla företagsnamn och affärsenhetslogotyp, dokumenttitel, datum för skapande och specifikt dokumentnummer som tilldelats av dokumentkontrollpersonal. Inkludera även ett nummer som genereras av förändringskontroll.
Skapa ett bord direkt under rubriken "Ändringshistorik och godkännanden". Inkluder kolumner för utgivningsdatum för SOP, beskrivning av ändringar och signaturer för SOP-originatorn, avdelningschefen och kvalitetsstyrningschefen. Beskrivningen av förändringar kortfattat bör sammanfatta alla ändringar som gjorts till SOP sedan dess skapande. Varje revision måste undertecknas av dess initiativtagare.
Börja den andra sidan med syftet med SOP. Inkludera dess räckvidd, innehållet i dokumentet, definitioner av termer eller förkortningar som används i SOP, ansvar för personal som är involverad i förfarandet och referenser till handlingar som SOP åberopat, såsom handelsnormer.
Avsluta SOP genom att beskriva proceduren i korta steg. Använd enkelt språk och undvik att beskriva flera steg i samma mening. När uppgiften är detaljerad, datum dokumentet och få det undertecknat av lämplig reglerande personal. Skicka SOP till dokumentkontrollavdelningen och chefen som ansvarar för genomförandet av förfarandet.
