Om du vill ha något gjort rätt, skriv en bra standardprocedur eller SOP. En välskriven standard operativ procedurhandbok hjälper företag att köra effektivt och konsekvent genom att berätta för anställda hur viktiga rutiner ska utföras på rätt sätt. Att upprätthålla kvalitet och konsistens genom enkla förståelse, stegvisa instruktioner, kan också ge fördelar som ökad produktivitet, eliminering av avfall och minskade arbetsplatsskador. En SOP-manual kan hjälpa företag att följa regler och förbättra utbildning för anställda också.
Steg 1: Välj dina SOP
Identifiera procedurer som bör standardiseras, som att montera delar för en produkt eller hantera kundens klagomål. Fokusera varje SOP på en enda aktivitet. Skriv bara om procedurer som du vet hur du gör rätt. Eller hitta någon som är kvalificerad så att de kan visa dig hur man gör förfarandena. Kompilera all information som behövs.
Steg 2: Förbered dig på Skriv
Ge varje SOP en meningsfull titel, som "Hur man monterar din produkt" eller "Hantera en kundklagomål." Inkludera SOP-nummer eller kategorier om det behövs, till exempel "SOP - Production - Assembly" eller "SOP - Kundtjänst - Hanteringsklagomål. "Detta låter dig gruppera relaterade procedurer för anställda. Rita flödesschema för processer för att bekräfta att du har all information och att den är i rätt ordning. Fokusera på den anställde som kommer att utföra proceduren när du förbereder ditt tillvägagångssätt.
Steg 3: Standardisera sektioner
Skissera dina SOPs. Varje SOP bör ha följande avsnitt:
- Rubrik
- Ändamål
- Omfattning
- referenser
- Definitioner
- ansvar
- Procedur
- bilagor
- revisionshistorik
- Godkännande Underskrifter
Steg 4: Detaljprocedurer Steg-för-steg
Bryt ned varje procedur steg för steg i den ordning de ska göras. Börja med de stora stegen, som "Ta delarna till produkten" eller "Svara på telefonen." Därefter bryter du dem i mindre steg, som "Bekräfta att varje del är korrekt" eller "Förbered dig själv och tacka kunden för att ringa. ”
Steg 5: Skriv varje SOP
Skriv enkelt. Använd små ord och korta meningar. Sätt huvudidén först. Uppföljning med detaljer. Använd åtgärdsord och en aktiv röst. Undvik tvetydighet och förvirring. Använd inte förkortningar, akronymer eller jargong.
Steg 6: Formatera SOP-konsekventa
Varje SOP bör skrivas i samma typsnitt och teckenstorlek. Bryta långa stycken till korta. Använd punktpunkter i stället för långa meningar. Lägg till visuella hjälpmedel som flödesscheman. Markera viktig information, till exempel med fetstil eller kursiv.
Steg 7: Bedöm effekten av varje SOP
Kontrollera SOP för läsbarhet, läsbarhet och begriplighet.
- Läsbarthet: Är typen tillräckligt stor och lätt att läsa?
- Läsbarhet: Är instruktionerna enkla? Eller har protokollen ett övervägande av komplexa begrepp och stumma ord?
- Förståelse: Lärare läser vad de behöver veta för att göra proceduren korrekt?
Steg 8: Granska, granska och godkänna
Har de anställda som utför förfarandena granska SOP för att bekräfta att de förstår allt. Fråga medarbetare som inte är bekanta med förfarandena för att läsa SOP: erna också. En läsare borde inte behöva göra proceduren för att veta hur det är gjort. Har varje uppsättning ändringar granskat av samma läsare tills de är acceptabla. Chefer som ansvarar för att SOPs följs bör skriva ut på dem innan de släpps.
I affärer arbetar enhetliga system. Att skapa en standardhandbok för operativsystem säkerställer att varje anställd följer varje steg i ett system på samma sätt, varje gång.
