Att lägga en årbok tar både tid och pengar. Därför ser många staber på företagsreklam, fundraisers och sponsorer för att hjälpa till med de ekonomiska behoven hos personalen. Sponsorer kan vara en integrerad del av finansieringen för en årsbok, men det är en bra idé att först undersöka potentiella sponsorer innan de kontaktar dem för att begära ekonomiskt stöd. Goda kontakter kan vara föräldrar till årsbokpersonal, skolans fakultet och personal, eller medlemmar i samhället som företagare.
Tidig planering
Innan du skriver, träffas som personal och bedömer ekonomiska behov. De flesta personal möts på sensommaren, innan skolåret börjar, för att göra en lista över finansieringsbehov. Tänk exempelvis årboksläger, signeringsdagshändelser eller personal T-shirts. Dessa kostar alla pengar, förutom den faktiska kostnaden för publicering av årsboken. När din lista och budget är i ordning, kör runt eller sök på Internet för lokala företag att sponsra din årsbok och finansiellt stödja dina behov. Staber kan skicka mailare till föräldrar till skolan och personalen, men det är en bra idé att hålla sponsringsbrev mer personlig.
Hälsningar och introduktioner
Varje stor bokstav börjar med en artig hälsning och introduktion av vem du är. Om du riktar in ett specifikt företag, gör din forskning och adressera brevet till chefen eller ägaren till den verksamheten. Att göra det så personligt som möjligt är viktigt när du begär ekonomiskt stöd eller sponsring. Efter hälsningen är det dags att presentera dig själv, årsbokpersonalen och den skola du representerar. Du vill inte komma till förfrågan än; bara prata om vem du är. Det här kan vara en bra tid att nämna din roll i samhället, några utmärkelser som årsboken har vunnit eller ett möjligt tema i boken.
Tydliga avsikter
Efter introduktionerna, kom till ändamålet för brevet. Berätta för dem exakt vad du behöver och vad du tänker göra med pengarna. Du kanske vill föreslå specifika belopp för en donation, till exempel $ 20, $ 50, $ 100 eller $ 200. Det är till hjälp att nämna fördelarna med deras gåva, såsom skatteavdrag och stöd till personalen och samhället. Du kan också nämna hur du avser att hedra deras donation, som att ge dem en liten skylt att visa eller erbjuda plats i din årsbok för att marknadsföra sina affärer.
Tack och följ upp
Det sista stycket i ditt brev ska ge din kontaktinformation, inklusive den bästa tiden att nå dig. Inkludera en rad eller två som också indikerar när du planerar att kontakta dem om du inte hörs tillbaka.Beroende på din personal kan du välja att kontakta dem via telefon, e-post eller personligen, men var noga med att de vet när och hur så är de inte förvånad. Slutligen tacka för deras tid och övervägande och nämna att du uppskattar vad de gör för ditt samhälle. Skriv brevet med ditt namn, följt av personalen och skolnamnet precis under din signatur, men vissa anställda tror att det är mer personligt att hela gruppen skriver under brevet.
