Även om skriftlig kommunikation har flera uppenbara fördelar gentemot muntlig kommunikation, såsom otvetydighet i mening, lätt replikering och varaktighet, skriftlig kommunikation är inte alltid det bästa valet för affärs-, akademisk eller personlig kommunikation. Förstå nackdelarna med skriftlig kommunikation ställer dig att bestämma det bästa kommunikationssättet för varje situation.
Opersonlighet
Skriftlig kommunikation är mindre personlig än muntlig kommunikation, vilket gör det mindre idealiskt för känslomässiga meddelanden. Till exempel känner de flesta att viktiga nyheter, som att bli avfyrade, få en kampanj, avsluta ett förhållande eller föreslå äktenskap ska kommuniceras personligen. Att kommunicera genom skrift eller e-post är också mindre effektiv än personlig kommunikation vid uppbyggnad av personliga relationer.
Möjlighet till felkommunikation
Skriftlig kommunikation omfattar inte nyanser av ton- eller ansiktsuttryck, vilket gör missförstånd mer sannolikt. Humor och sarkasm är särskilt svåra att förmedla i skriftlig kommunikation och kan tolkas som förolämpningar. Detta tvingar människor att skriva i en mer formell, allvarlig ton, vilket bidrar till den opersonliga karaktären av skriftlig kommunikation.
Brist på omedelbar återkoppling
Oral kommunikation genererar generellt omedelbar verbal och icke-verbal feedback, vilket ofta informerar högtalarens nästa kommentarer. Skriftlig kommunikation saknar detta viktiga element, och även med vissa former av digital kommunikation som textning eller snabbmeddelanden saknar de skriftliga svaren oral kommunikation s spontanitet. Skriftlig kommunikation kan inte omedelbart justeras för att möta en publiks behov, klargöra en fråga eller svara på en motsättning. Dessutom kan författaren kanske inte ta reda på det i tid för att rätta till det om felkommunikation uppstår.
Kostnad, material och lagring
Skriftlig kommunikation tar ofta längre tid än muntlig kommunikation, så det kan vara dyrare för företagen. Dessutom kräver hårddiskar av skriftlig kommunikation skrivare, bläck och papper och tar också upp lagringsutrymme.I många fall måste elektronisk kommunikation också lagras, även om kostnaden för sådan lagring i fråga om utrymme och kostnad är mycket mindre än för lagring av hårddiskar. Oavsett om hårddisk eller elektroniskt lagrat material kan oavsiktligt förloras eller förstörs.
Ansvar
Den skriftliga kommunikationens varaktighet kan skapa en skuldfråga. Till exempel, medan talade kommentarer lätt glöms, kan e-postmeddelanden, noteringar och andra dokument användas som bevis i domstolen, även år efter det att de skrevs. Dessutom gör den enkla replikationen av skriftlig kommunikation det mer riskfyllt. medan ett talat off-color-skämt kan förolämpa några personer, till exempel kan ett olämpligt e-postmeddelande omedelbart vidarebefordras till tusentals mottagare.
