System och rutiner är avgörande för framgångsrikt drift av ett företag. Enligt Michael Gerber sparar företagskonsulent och författare till bästsäljande affärsguide "The E-Myth", systemdrivna företag, tid, mindre stress och tjäna mer pengar än företag som drivs av ordet och instruktioner från ägaren. Att skapa kontorsrutiner är en övning i logik och organisation, bäst utförd i en stegvis ordning.
Definiera omfattningen av förfarandet, exakt vad proceduren är avsedd att åstadkomma. Var rimligt detaljerad, men inte omtalande så. Till exempel behöver du ett förfarande för hantering av inkommande mail som skiljer sig från ett förfarande för hantering av utgående mail. Du behöver inte ett annat förfarande för skräppost, räkningar, tidskrifter och personliga brev. Dessa underkategorier kan införlivas i samma allmänna rubrik.
Definiera vem som är ansvarig för att säkerställa att förfarandet är klart, inklusive de tidsfrister eller tidslinjer som är förknippade med processen. Den ansvarige personen behöver inte göra det personligen, men måste kontrollera med den delegerade som är tilldelad för att säkerställa slutförandet och inspektera kvaliteten. Denna definition tilldelas bäst en titel snarare än en person, även om du vet vem som ska göra jobbet just nu.
Ange de enskilda uppgifterna som är inbyggda i denna process. Sätt dem i kronologisk ordning.
Skriv en beskrivning av varje uppgift, inklusive rimliga tidsgränser, de verktyg som krävs och de grundläggande åtgärderna som behövs. Inkludera ett "slutförandestatus" - vad uppgiften ser ut när den är klar. Slutförandestatusen är avgörande för att inspektera arbetets prestanda och betygsättning.
Skriv ner konsekvenserna av att inte slutföra en uppgift inom den angivna tidsramen. Detta inkluderar disciplinära åtgärder för arbetstagaren och en beredskapsplan för problem som uppstår vid misslyckandet.
