Det finns tillfällen då du behöver ändra en anställds arbetsbeskrivning eller när du behöver tilldela en anställd en särskild arbetsuppgift till ett speciellt projekt eller i en begränsad tidsperiod, såsom en annan anställdas semesterperiod eller tjänstledighet. Oberoende av omständigheterna är kommunikation ett viktigt inslag i att tilldela arbete. Kommunikation kan göra skillnaden mellan utmärkt prestanda och ett ofullständigt jobb.
Bestäm anledningarna till att arbeta till dina anställda. Processen för att tilldela arbete är annorlunda för omformning av en arbetsbeskrivning än vad som är för att tilldela uppgifter för ett teamprojekt. Omförandet av en arbetsbeskrivning är relativt lätt eftersom du har en blank duk för att börja utföra uppdrag. Till exempel, om du behöver tilldela arbete för en verkställande assistent, bedriva forskning om typiska uppgifter som en assistent till överordnad ledning. Å andra sidan, om ditt team arbetar med ett specifikt projekt, bestämma vilka uppgifter som ingår i det totala projektet och bestämma de medarbetarresurser som är tillgängliga för dig.
Inventar dina medarbetares färdigheter, erfarenheter och förmågor. Dessutom, fråga anställda om sin tidigare arbetslivserfarenhet och karriärintressen. Enligt Women's Media kräver delegering effektivt att man uppmärksammar en anställds färdighetsuppsättning. Den säger: "Se till att du delegerar till någon som framgångsrikt kan slutföra uppgiften till hands." Detta är din möjlighet att motivera anställda som vill visa sina förmågor och förbättra deras värde för organisationen.
Konstruera en lista över uppdrag. Använd din översyn av CV, ansökningar och anställdas inmatning för att bestämma vem som har den kompetens som krävs för att utföra arbetet. Om du har två eller flera anställda som är lika kvalificerade och har intresse av att utföra samma jobb, utforma ett sätt att dela upp ansvaret så att en anställd inte är gynnad över en annan.Om det bara är små skillnader i arbetskvalifikationer, överväg att överlåta det till den mest kvalificerade medarbetaren och utse en suppleant om en anställd ensam inte kan fullfölja uppgiften.
Utveckla en kommunikationsmetod som förklarar det tilldelade arbetet, nödvändiga kvalifikationer och förväntningar. Detta är det viktigaste steget i att tilldela arbetsuppgifter, därför måste din kommunikation vara tydlig och måste ta itu med alla delar av arbetet. De förväntade resultaten och arbetsförväntningarna är en del av dina prestationsstandarder. Prestandanormer är mätningar du använder för prestationsbedömningar. En provprestandestandard för tilldelat arbete kan vara "Använd Microsoft Access för att mata in 100 försäljningsrekord per vecka med minst 98 procent noggrannhet." Med hjälp av det här exemplet tilldelar du en ny uppgift och skapar en prestandestandard för att inkludera i medarbetarens prestationsbedömning.
Diskutera den nya uppgiften med arbetstagaren. Var beredd att svara på frågor om hur man utför uppgiften, tidsfristerna och till vilken arbetstagaren ska styra eventuella frågor om uppdraget. Det här är en del av din kommunikationsmetod. Du måste kunna förklara uppgiften fullständigt, varför det är viktigt för organisationen, vilka färdigheter som behövs och hur medarbetaren drar nytta av att ta den nya uppgiften. Anställda som är intresserade av karriärutveckling eller kompetensförbättring är intresserade av att lära sig hur de dra nytta av att acceptera nya ansvarsområden.
