Organisationsstrukturen definieras av Lamar University som "det formella systemet för uppgifts- och rapporteringsrelationer som kontrollerar, koordinerar och motiverar anställda så att de samarbetar för att uppnå en organisations mål." Ett kontorsadministration kan använda olika organisationsstrukturer baserat på vilken typ av verksamhet som helst Det går i gång. Varje struktur som används i kontorsadministration har fördelar och nackdelar. Bedöm ditt kontor och bestäm vilken struktur som bäst passar dina behov.
Funktionell struktur
En funktionell struktur placerar personer med liknande positioner, färdighetssätt och uppgifter i olika grupper. En gemensam funktionell struktur är ett kundservice callcenter. Varje person utför samma uppgift, använder samma utrustning och har ett gemensamt mål att hantera kundproblem. Fördelarna i denna struktur är att det är lätt att kommunicera med en viss grupp, beslut fattas snabbt, och utbildning och utveckling är effektivare eftersom alla lär sig samma sak samtidigt. Nackdelarna med denna struktur är att det begränsar mångfalden bland personalen, och det är svårare att möta förändrade behov.
Avdelningsstruktur
Avdelningsstrukturerna är bredare än funktionella strukturer. En funktionell struktur bygger på en grupp människor med samma uppgift, medan divisionstrukturerna är delavdelningar inom ett större företag. Till exempel, om ett företag äger olika varumärken, kan ett varumärke betraktas som sin egen avdelning och ha sitt eget HR-team, marknadsföringsteam, PR och verkställande grupp över divisionen. Detta möjliggör förbättrad kvalitet på produkter och tjänster, anpassad hantering, ökat lagarbete och snabb beslutsfattande. Denna struktur kräver dock höga driftskostnader, främjar inte kommunikation mellan divisioner och ökar konflikten.
Platt struktur
En platt struktur i kontoradministration innefattar administration och lagmedlemmar i processer för beslut, brainstorming och feedback. En platt organisation har begränsade nivåer av hierarki när det gäller administrativa nivåer. Denna struktur uppmuntrar öppen kommunikation och införlivar demokratiska och delegativa administrativa stilar.
Hög struktur
En lång organisationsstruktur har flera nivåer av administrativt ledarskap. En lång organisation hindrar kontrare från att interagera med administrationen. Feedback uppmuntras inte, och anställda förväntas följa administrationens order utan fråga. En auktoritativ administrativ stil används ofta i höga organisatoriska kontorsstrukturer, och ses vanligtvis i brottsbekämpning och militären.
