Politik och rutiner är krav för de flesta organisationer. Många måste skriva dessa typer av dokument eftersom de måste följa regelverk, såsom Internationella organisationen för standardisering (ISO). ISO är en familj av standarder som fokuserar på att förbättra kvalitetssäkring. Ett av de vanligaste exemplen på policyer och förfaranden som organisationer skriver är Standard Operating Procedure (SOP).
policies
Policy anger vilka regler företaget ska genomföra i hela organisationen eller avdelningen. Företaget har till exempel en policy om lösenord. Det kan ange att anställda måste ändra lösenord var 60: e dag. Policyn kan också ange att systemet kommer att meddela anställda 14 dagar i förväg om lösenorden löper ut. Politiken måste vara tydlig, koncis och konsekvent. Politiken kommer också att ha akronymer i dem. Författaren ska stava dem ut första gången de används och använd sedan akronymerna under resten av politiken.
Rutiner
Förfaranden genomför policy. Procedurer ger detaljerad information, till exempel stegvisa instruktioner om hur du utför uppgifter. Ett exempel på ett förfarande skulle vara hur man skapar nya nätverkskonton. Det första steget kan innefatta att chefen måste fylla i en blankett för sin nya hyra. I formuläret kan det krävas att chefen tillhandahåller information, till exempel den nya hyraens fullständiga namn, arbetsnamn och avdelning där den nya ankomsten kommer att fungera. Chefen skickar sedan formuläret till IT-avdelningen. Nätverksadministratören har då rutiner som hon måste följa. Det kan vara att skapa ett e-post- och nätverkskonto och skapa ett säkerhetsmärke. Förfarandena måste vara enkla att följa. Det är viktigt att komma ihåg att förfarandena ändras över en tidsperiod. Därför bör företaget granska dem minst en gång per år. Det bör utse en person att uppdatera förfaranden. Liksom politik måste rutinerna vara konsekventa, koncisa och korrekta.
TRÖST
SOP står för standard operativ procedur. Denna typ av dokument beskriver vad organisationen och dess avdelningar gör. Dessutom förklarar den arbetstagarnas roller och ansvar. Då innehåller SOP vanligtvis politiken och rutinerna för varje avdelning. Till exempel kommer policyen att omfatta reglerna för inköp av maskinvara. Då kommer proceduren att ge steg för steg instruktioner om hur man köper maskinvara. Även om SOP huvudsakligen består av text, bör en bra inkludera organisationsdiagram, diagram, flödesdiagram och arbetsflöde.
