Företagen och organisationerna är beroende av kommunikationslinjer som är öppna och kvarstår pålitliga mellan olika delar och divisioner. Utan förmågan att kommunicera effektivt börjar företagsfunktionerna att falla sönder riktigt snabbt. Men alla som kommunicerar sin egen väg samtidigt leder också till kaos. Det är här där arbetsplatsprotokoll spelar in.
Protokoll Definierade
Enkelt sagt, protokoll är interna regler som en organisations medlemmar är skyldiga att följa och använda. Genom att se till att riktade aktiviteter hanteras enligt protokoll, säkerställer organisationen konsistens och överensstämmelse på alla nivåer. Nackdelen är emellertid att för många protokoll leder till redundans, byråkrati och, värre, onödiga förseningar. Detta fungerar mot en organisation som försöker vara smidig och flexibel. Slå en balans mellan överensstämmelse och lyhördhet.
Elektronisk kommunikation
För att lägga till utmaningen att hantera hur människor i samma organisation kommunicerar har elektroniska och datoriserade metoder komplicerat problemet. Hastigheten för elektronisk kommunikation leder ofta till att problem händer snabbare och sprids vidare när fel görs. Smarta telefoner, e-postmeddelanden, snabbmeddelanden och datafiler lägger bara till ett flertal kommunikationer.
Skriftlig kommunikation
Skriftliga meddelanden, de mest traditionella kommunikationsmetoderna, är enkelt standardiserade av organisationer så att de kan riktas korrekt och korrekt prioriteras. Detta görs genom att välja olika metoder för olika nivåer av betydelse. E-postmeddelanden, anteckningar och grundläggande meddelanden kan användas för daglig kommunikation. Memorandum och brev på företags brevpapper presenterade frågor på ett mer formellt sätt. Reservemissioner och rapporter för policy diskussioner och viktiga beslutsfattande insatser.
Elektronisk meddelande
Problemet med e-postmeddelanden, snabbmeddelanden och Internet är att organisationer ofta förlorar kontrollen över meddelandet och publiken mycket snabbt. Organisationer är välbetjänade genom att regelbundet utbilda personal om risker och faror för elektronisk kommunikation, för att reservera dessa verktyg för daglig och regelbunden kommunikation och utbildningspersonal för att förstå hur man regelbundet rensar gammal kommunikation och håller bara viktig information. Alltför ofta använder folk dessa verktyg för dumma eller personliga meddelanden. Resultaten kan variera från pinsamt till allvarliga om dessa filer senare blir återuppbyggda i rättegångar eller juridiska frågor.
Skrivande regler
Som en del av protokollen drar organisationerna också av att se till att alla meddelanden följer regler för tydlig användning. Det innebär att personalen förstår hur man kommunicerar ordentligt skriftligt. Snabba, techy akronymer, som LOL, WTB, WU, LTR och så vidare, hör inte till professionella skrifter. Personalen borde förstå att de behöver kommunicera på korrekt språk som lägger en premie på stavning och grammatik.
Verbal Communications
Protokoll för verbal kommunikation kan genomföras på liknande sätt som skriftliga handlingar. Det bör finnas nivåer för verbala möten, inklusive tillfällig diskussion, formella möten, hierarkimöten och beslutsfattande / beslutsfattande interaktioner. Var och en av dessa kontakthändelser borde ha en förstådd förväntan om hur man kommunicerar, hur länge och hur man bearbetar reaktioner och beslut. Underlåtenhet att göra detta i ett företag resulterar ofta i ad hoc-interaktion som, trots att det är bekvämt i små grupper, börjar skapa problem som organisationer växer.
