Pengar är livsnerven för alla företag, och det är svårt att lyckas utan att hålla god kontroll över hur dina intäkter går. En del av processen är att generera tillräckliga intäkter för att vara lönsam och hålla en noggrann kontroll över dina kostnader. På en ännu mer grundläggande nivå betyder det att man kontrollerar vem som har tillgång till företagets bankkonton och under vilka förutsättningar.
tips
-
En kontoinnehavare är den som accepterar juridiskt ansvar för hanteringen av kontot.
Kontoinnehavare i ensam innehav
Om du arbetar som enmansföretag är det enkelt att hantera ditt bankkonto. Du kommer vara kontohavare, precis som du skulle om det var ditt eget personliga konto. Du ställer in det på samma sätt med din personliga identifiering och Social Security nummer.
Du kommer också att ge ytterligare två företagsspecifika uppgifter: ditt anställdsidentifikationsnummer från IRS - du behöver det om du har anställda eller planerar att få dem - och i förekommande fall det fiktiva namnet under vilket du gör affärer. Ditt namn är på kontot, så du är kontoinnehavaren genom juridisk definition.
Håll dem separerade
När din verksamhet består av bara du, kan du bli frestad att hoppa över hela processen med att skapa ett separat konto för verksamheten och bara använda en av dina personliga konton för båda syften. Det är inte det du kan inte gör det eller andra människor inte gör det, men det är en riktigt dålig idé.
Både du och din revisor hittar det svårt att skilja dina affärs- och personliga transaktioner, och det kommer att göra mycket extra arbete för dig vid årsskiftet och vid skattetid. Det är inte hållbart om du planerar att växa ditt företag, så det är smartare att bara göra saker på rätt sätt från början.
Ge någon annan tillgång
I de flesta företag kommer det en tid när du är för upptagen att göra allt själv. På den tiden måste du ge någon annan tillgång till bankkonton, så att de kan hantera åtminstone rutinmässiga transaktioner och betalningar för dig. Dessa människor kommer inte att vara kontohavare som du är, men du kommer att delegera till dem en viss grad av auktoritet att banka på dina vägnar.
I större företag kan de personer du väljer vara chefer eller nyckelmedlemmar i ditt redovisningsteam. I ett litet företag kan det vara så enkelt som att ge din enda personalen signeringsmyndighet. Din bank registrerar sina personliga identifierings- och socialförsäkringsnummer, precis som om de var kontohavare.
Kontoinnehavare i partnerskap
Att upprätta bankkonton i ett partnerskap är en ganska liknande process. Varje partner tillhandahåller personlig identifiering samt företagets anställningsidentifikationsnummer och dess fiktiva namn. I det här fallet måste du också lämna en kopia av partnerskapsavtalet och registreringsbeviset om det är ett aktiebolag.
Varje partner med mer än 25 procent ägarandel och den viktiga kontrollen som tar det primära ansvaret för att driva verksamheten måste lämna ytterligare information. I vissa fall, som en grupp läkare som gemensamt driver en klinik, kan varje partner ha ett separat primärkonto, men delad tillgång till ett sekundärt kontonummer för sin kollektiva verksamhet.
Kontotillgång i andra företagsstrukturer
Större, inbyggda företag ställer upp bankkonton på ett liknande sätt, med den betydande kontrollanten och alla som äger 25 procent eller mer som ger banken ytterligare personuppgifter.
I dessa fall kan företaget också ge banken ett driftsavtal som förklarar vem som är ansvarig för företagets ledning och ett dokument kallat en bankupplösning som förklarar vilka personer som har befogenhet att upprätta konton och tjänster med banken och under vilka förutsättningar. Ju större företaget är desto mer sannolikt är det att den dagliga bank- och checkskrivningen görs av relativt låga chefer eller bokföringspersonal i motsats till ägarna eller ledningen.
Etablering av kontroller
Det är viktigt att ha kontroll över användningen av dina bankkonton och särskilt över kontroller och betalningsmyndigheter. Detta kan vara så enkelt som att hålla företagets fysiska kontroller under lås och nyckel och begränsa nycklarna till några betrodda personer. I större företag är det inte praktiskt, men du kan välja att ställa in din bokföringsprogram så att endast specifika personer kan skriva ut kontroller. En annan gemensam kontroll är att kräva en andra godkänd signatur om kontroller över ett visst dollarbelopp, vilket minskar risken för bedrägeri eller förskingring.
