Oavsett om du kör ett galleri eller säljer din egen konst, kan en faktura vara din sista anslutning till en köpare. Välja ett format som samordnar med ditt brevhuvud och stöder din varumärkesbild gör dina fakturor till marknadsföringsverktyg som ger ett bra intryck. Du kan anpassa mallar som finns i ordbehandlingen och dedikerad faktureringsprogramvara, eller skapa din egen. Din layout ska emellertid resultera i ett rent, lättläst dokument som grupperar relaterad information tillsammans.
Skapa numreringssystem
Utveckla ett jobb- eller projektnummersystem för att organisera kundinformation, spåra utgifter och identifiera arbete som skickas till skrivare, ramverk och andra leverantörer på uppdrag av dina kunder. Creative Public rekommenderar ett system som innehåller ett nummer och en kort beskrivning. Till exempel, 15-003-05-Ceramic-Smith, kan vara det tredje projektet du hade i maj 2015 för en kund som heter Smith. Under detta system skulle du tilldela 15-067-09-ArtFest till ditt 67: e projekt i september 2015.
Skapa ett separat numreringssystem för att identifiera dina fakturor. Nummerfakturor gör det enklare att förbereda och spåra bokslutskommunikéer i slutet av året och ger kundrevisionsavdelningar nödvändiga referensnummer. Välj en årsföljande nummerkombination som föreslås av Smashing Magazine, till exempel 2015015 för den 15: e fakturan som skrevs 2015, eller en klientreferens plus ett sekventiellt nummer för den klienten, till exempel TA025, för Time Advertisings 25: e projekt med dig.
Tilldela ett arbetsnummer och ett fakturanummer för det arbete du vill fakturera.
Förbered rubriken
Skriv ordet "FAKTUR" högst upp på sidan om din mall inte redan har den.
Gruppera din logotyp, galleri / studio namn eller ditt namn och adress, samt viktiga kontaktuppgifter, till exempel ditt telefonnummer, e-postadress och webbadress tillsammans i ett avsnitt.
Ange din kunds information, inklusive företagsnamn, namnet på den person som köpte arbetet, samt deras adress och telefonnummer.
Ange transaktionsdetaljer
Tilldela en sektion i den övre halvan av sidan för att notera datumet, fakturanummer, beställningskodnummer för kund, om tillgängligt och det jobbnummer du tilldelade arbetet
Lägg till det belopp som ska betalas och dina betalningsvillkor, till exempel "Betalbar vid kvitto" eller "inramad duk levererad när betalning har mottagits", när leveransen är betingad av att du uppfyller det belopp som ska betalas.
Beskriv de rättigheter som kunden köper - för digitala verk - till exempel "En gångs användning. Alla återtryckningar och andra rättigheter återgår till artisten efter 30 dagar." Art juridisk firma Stropheus rekommenderar att du behåller rätten till första vägran om köparen vill sälja ditt arbete.
Ange ditt federala EIN-arbetsgivarens identifikationsnummer - eller ditt personnummer som gallerier, museer och företagskunder behöver denna information för skatterapportering.
Ange betalningsalternativen som du erbjuder, till exempel checka, PayPal, kvadrat eller kreditkort och ge eventuella kontouppgifter som behövs för att kunden ska betala dig.
Komplett avsnitt för avgifter
Börja med det här avsnittet med en fras som "Tjänster som görs enligt följande:".
Beskriv uppgiften tillräckligt med detaljer om att beskrivningen kommer att förstås av andra senare. Till exempel, istället för "Utbildningskonst," skriv "10 penn- och bläckillustrationer till handboken för hjullastare."
Notera din avgiftsstruktur som antingen en lägenhet eller timpris plus motsvarande dollarbelopp. Var noga med att inkludera antalet fakturerbara timmar vid prissättning per timme. Lägg till den totala annonsbelastningen för det här avsnittet.
Ange eventuella utgifter för vilka du begär ersättning. Inkludera tillräckligt med beskrivning så att klienten kan matcha varje rad med stödjande kvitton du tillhandahåller. Lägg till totalt för kostnadskategorin.
Ange eventuella insättningar eller förskott som kunden gjort.
Notera det totala beloppet, med avdrag för eventuella betalningar som hittills mottagits. Kutztown University of Pennsylvania rekommenderar att du använder siffror och ord, till exempel "Summa på grund av: $ 750. Sjuhundra och femtio dollar."
Följ Freshbooks råd och lägg till "Tack för ditt företag!" längst ner på sidan för att öka dina chanser att snabbt betala.
tips
-
Att använda ett annat nummer än 001 för din första faktura innebär att ditt företag är mer etablerat.
Be kunderna att betala dig under ditt angivna namn, om du inte har ett konto för kontokontroll i ditt företagsnamn eller ett "Doing Business As"-konto hos din bank för att undvika problem med inkassering.
