När organisationer eller myndigheter som städer och län behöver varor eller tjänster vill de få bästa möjliga uppgörelse. För att få det bästa fyndet, utfärdar de ansökningshandlingar som kallas för ansökan (RFP), begäran om offert (RFQ) eller begäran om bud (RFB). Dessa juridiska handlingar bjuder företag att bjuda på att leverera de varor eller tjänster som begärs. När dessa material behövs snabbt kan bud endast accepteras för några dagar. Om så är fallet kan organisationer eller myndigheter begära att budgivarna slutför och byter in ett budmemo istället för ett fullständigt bud, vilket kan vara många sidor långt.
Skriv ner budnummeret i rutan eller på raden märkt "Budnummer". Detta meddelar den organisation eller myndighet som begär buden exakt vilket projekt du bjuder på. Inkludera det datum du fyller i budnummeret i rutan eller raden märkt "Datum".
Skriv titeln på budet i rutan eller på raden märkt "Projektnamn" eller "Titel". Detta finns på framsidan av ansökningshandlingarna. Skriv platsen för projektet i rutan eller på raden med titeln "Plats". Om du bjuder för att tillhandahålla produkter är platsen där du skulle leverera produkterna till.
Ta med din företagsinformation. Det finns lådor eller rader för att skriva företagets namn, telefonnummer, adress och namn på den anställde som skriver och godkänner budet.
Skriv den typ av arbete som begärs i rutan eller på raden märkt "Typ av arbete". Om du till exempel erbjuder budgivning för bygghantering, skriv "Bygghantering".
Skriv vad du ska ge organisationen eller myndigheten under avsnittet "Arbete ingår". För varje tjänst eller produkt som tillhandahålls, skriv det belopp du begär att betala under avsnittet "Budbelopp" till höger om avsnittet "Arbete ingår". Summa kolumnen "Budbelopp" upp i rutan "Totalt bud" eller rad.
Fyll i avsnittet "Bekräftelse av tillägg". Tillägg utfärdas av organisationen eller myndigheter när det finns en förändring i upplysningsdokumenten. Inkludera numret på tilläggen i det här avsnittet och det utfärdade datumet. Denna information finns på det individuella tillägget. Det finns inte alltid utfärdade tillägg lämna det här avsnittet tomt om det inte finns några tillägg.
