Om du planerar att starta ett företag måste du tänka på att skapa ett kontor för att kunna planera och hantera den verksamheten. Från datorer till kopiatorer kräver moderna kontor flera olika typer av utrustning, möbler och förnödenheter för att fungera effektivt. Kontorsutrustning faller i några kategorier, baserat på funktionen på kontoret.
Vad är kontorsutrustning?
Termen "kontorsutrustning" inkluderar alla långsiktiga tillgångar som används för att utföra administrativa eller kontorrelaterade uppgifter. Så kategorin är väldigt bred. Faktum är att det ofta är enklare för redovisning och skattemässiga ändamål att överväga vad som utesluts från kontorsutrustning. Kontorsmaterial och kontorsmöbler är typiskt kategoriserade och spåras separat från kontorsutrustning. Kontorsmaterial innehåller material som du normalt förväntar dig att konsumera och ersätta mer regelbundet. Exempel skulle inkludera saker som brevpapper och annat brevpapper, visitkort och liknande. Skrivbord, skrivbordsstolar, gäst- eller klientsitsar, bord och andra möbler ingår i kategorin kontorsmöbler.
Datorutrustning
Moderna kontor investerar väsentligt i datautrustning, eftersom de förbinder sig både internt och i världen är vanligtvis ett uppdragskritiskt behov. De flesta kontor behöver flera skrivbord och bärbara datorer, liksom skrivare för att skapa kopior av brev, avtal och andra dokument. Kontor kan också behöva göra hårda kopior av dokument till digitala filer. Skannrar och kablar för att ansluta enheten till en dator krävs för sådana uppgifter. Digitala kameror, projektorer för presentationer och bildskrivare kan också krävas.
Kommunikationsutrustning
Företagskontor är starkt beroende av deras förmåga att kommunicera med andra avdelningar eller platser i samma företag, liksom andra företag, kunder och leverantörer. Telefoner hjälper också att ansluta kontorsarbetare med varandra internt, vilket bidrar till att öka produktiviteten genom att sänka gångtid för att reläera snabbmeddelanden. Interoffice kommunikation hjälper också till att främja en mer professionell bild till kontors besökare.
Medan faxmaskiner används mindre i affärskontor än tidigare krävde vissa företag fortfarande att de används för överföring av dokument som inte kan skannas. Detta förekommer oftare i kontor som hanterar säkra, känsliga eller konfidentiella pappersrekord, såsom advokatbyråer och sjukhus.
Om ett kontor kräver en betydande mängd dokumentförberedelser, särskilt korrespondens, kan det vara klokt att investera i diktatutrustningen för att underlätta för administrativa assistenter att bearbeta och skapa kopior av brev och andra dikterade dokument. Annan kommunikationsutrustning Ett företagskontor kan behöva inkludera trådlösa telefoner, telefonsvarare, Bluetooth-headset, mobilenheter eller smartphones, bandspelare, videoinspelning och bildskärmar och televisionsapparater eller bildskärmar.
Allmän kontorsutrustning
Annan utrustning kan också krävas av kontor. Arkivskåp är viktiga för att upprätthålla kopior av dokument som måste hållas på platsen, antingen för förvaring eller lätt hänvisning. Av samma anledning kan ett brandsäkert kassaskåp säkra värdesaker och känsliga originaldokument.
Vissa delar av utrustningen är så allestädes närvarande att nästan alla kontor behöver dem och använder dem regelbundet. Kopiator hjälper till exempel kontor att skapa nödvändiga kopior av dokument som verksamheten måste skapa för partners och kunder, såsom korrespondens och avtal eller kontrakt. Pappersförstärkare är också nödvändiga för att på ett säkert sätt kunna kassera känslig, proprietär eller annan konfidentiell information.
Kontor kan också behöva annan allmän utrustning, såsom portmätare, för att bearbeta utgående brev, en etikettmaskin för lagringsbehov och whiteboards för planering och strategisessioner.
