I hur man sätter upp en agenda för ett möte lär du dig 5 saker som måste upprättas för att uppnå framgång. En välskriven dagordning kommer att fungera för att hålla dig på uppgift och på rätt spår samtidigt som dina mötesdeltagare blir beredda och känner sig trygga. De som deltar i dina möten tackar dig.
Föremål du behöver
-
Dator
-
E-post
Upprätta ämnen: Bestäm anledningen till ditt möte och lista de ämnen som måste diskuteras. Uppmuntra de som vill praticpate i ditt möte för att kommunicera ämnen eller föremål som de skulle vilja se på agendan. Ge dem en tidsfrist genom vilken du måste få dessa förslag för att få dem med i det aktuella mötet.
Upprätta prioriteringar: Nu när du har din preliminära förteckning över objekt, helt enkelt spendera tid på att prioritera dem i vikt eller tidsfrist. Kom ihåg att du kanske inte har tid att röra vid varje objekt på listan, så att prioriteringar hjälper dig att bestämma vilka saker som definitivt gör det på agendan.
Upprätta presentatörer: Du får inte presentera på varje objekt eller leda varje diskussion. Faktum är att en klok ledare tillåter andra att ta del av ledarrollen. Tävla deltagare för deras prestanda och visa dem det förtroende du har i dem att leda. Kanske har någon kontaktat dig om att inkludera en viss dagordning för mötet. Ta det tillfället för att ge dem en möjlighet att presentera vid mötet. Nedre raden, inkludera på din dagordning som ledar vilken diskussion. Tilldela presentatörer.
Upprätta ett schema: Bestäm lämplig längd på ditt möte och beräkna sedan den tid som behövs för varje enskild agendapost. Låt oss inte göra för mycket i ett sittande. Var klok och tillåta extra tid för varje ämne. Sätt i lite wiggle rum. Ditt schema kommer att fungera som disciplin för att hålla dig fokuserad och hålla dig på rätt spår.
Upprätta konsistens: Med andra ord hålla fast vid dagordningen. Lägg inte till eller hoppa över föremål. Gå inte över tiden som tilldelats specifika ämnen. Stryk inte in och när när någon annan slats för att leda den speciella diskussionen. En agenda är bara lika effektiv som i vilken utsträckning den följs. Med tiden kommer dina deltagare att respektera och förvänta sig en välskriven agenda.
tips
-
Få din färdiga agenda till dina deltagare i tillräckligt med tid för att de ska komma förberedda och bekväma för mötet. Använd tidigare agendor för att hjälpa dig att arbeta på nuvarande och framtida dagordningar.
Varning
Se till att du planerar att vinkla rum i din dagordning. Klyv inte ditt möte med en slemt packad agenda som är sårt.
