Du måste säkra och skicka in flera dokument när du gör betalningar till någon senast 1099. Den serie dokument du behöver används för att verifiera identifieringsinformationen för den person du betalar, rapportera betalningsmottagarens 1099 inkomster och sammanfatta den information du rapporterar om 1099 form.
W-9
När du kompenserar en enskild eller företagsägare senast 1099 måste du erhålla formulär W-9 från den person du betalar. Form W-9 är tillgänglig för nedladdning på IRS.gov-webbplatsen och är en skattemyndighetsidentifieringsformulär som betalningsmottagaren använder för att tillhandahålla sitt skattebetalarens identifikationsnummer, såsom ett socialt säkerhetsnummer eller arbetsgivarens identifikationsnummer, hans adress och hans skattskyldiga klassificering, som en enskild person, ensam innehavare, bolag eller partnerskap. Du kan använda information som tillhandahålls på detta formulär för att utfärda 1099 formulär och köra en skattebetalareidentifieringskampanj för att säkerställa att det nummer som anges på W-9 matchar namnet på personen eller enheten du betalar. Skicka inte W-9-formuläret till IRS, om inte IRS begär det.
1099 blanketter
En 1099 är den IRS-blankett du använder för att rapportera betalningar du utfärdar. Den person du betalar får en kopia av 1099, IRS får en kopia och du behåller en kopia för dina företagsrekord. Det finns flera olika typer av 1099 formulär och den du använder beror på vilken typ av betalning du utfärdar. Den vanligaste 1099 är 1099-MISC-formuläret, som används för att rapportera anställda eller kontraktsersättning, hyresbetalningar och andra typer av diverse inkomster. IRS ger en lista över tillgängliga 1099 blanketter och deras användningar på IRS.gov webbplatsen (se Resources). Om du fyller i papper 1099 formulär måste du använda en förtryckt 1099-blankett. Skriv inte ut 1099 blanketter från IRS.gov-webbplatsen eftersom IRS-maskinen som behandlar 1099-information endast läser viss bläck.
Form 1096
När du utfärdar 1099 formulär måste du jämföra alla belopp som du rapporterar på 1099-talet på Form 1096. Form 1096 är ett sammanställningsblad som du måste bifoga till IRS 1099 kopior och skickas till IRS som ett paket. Om du utfärdar olika typer av 1099 formulär måste du fylla i en separat 1096 för varje typ av 1099. Form 1096 måste fyllas i även om du bara utfärdar en 1099-blankett under året.
Förfallodatum
Generellt sett är de flesta vanliga 1099-formulär som 1099-MISC på grund av mottagare senast den 31 januari och till IRS senast den 28 februari. Däremot kan olika förfallodagar gälla beroende på den 1099-blankett du måste tillhandahålla och om du fil 1099 bildar med IRS elektroniskt. Du måste fylla i 1099 formulär med IRS om du lämnar mer än 250 1099 formulär till mottagare under året. Elektroniska filers har i allmänhet fram till den första arbetsdagen i april för att skicka 1099 information till IRS men mottar inte alternativa datum för att tillhandahålla 1099 blanketter till mottagare om inte en förlängning beviljas av IRS. Konsultera de specifika instruktionerna för typen av 1099-formulär som du måste ange för att bestämma förfallodatum och information om förlängning.
