Skriva en formell skrivelse till en styrelse - vare sig det är en skola styrelse eller ett internationellt företag - kan verka som en skrämmande uppgift vid första anblicken. Att bryta ner det i små, hanterbara steg gör det emellertid en mycket enklare process än vad du förmodligen kan förvänta dig. En formell skrivelse till en styrelse följer samtliga regler i ett företagsbrev. Det är viktigt att hålla brevet kort och till den punkten. En formell skrivelse bör inte vara mer än en sida lång, så om ditt brev överstiger det, fortsätt redigera tills du klarar det på de grundläggande fakta.
Notera en lista med saker som du ska inkludera i ditt brev till styrelsen. Om du till exempel skriver till styrelsen för att begära pengar för en klassresa, ange vilka studenter som ska vara involverade och var och när det kommer att äga rum.
Formatet för en formell skrivelse är enligt följande: Returadress, datum, adress, hälsning, bokstav och stängning. En-tums marginaler bör lämnas på alla fyra sidor av sidan.
Använd blockformat och starta all text på vänster sida av sidan. Istället för indryckning, lämna en blank linje mellan varje del av brevet till brädet.
Skriv på brevpapper om möjligt. Om du emellertid inte har brevpapper, skriv din adress i det övre vänstra hörnet. Ange en tom linje och skriv sedan in datumet.
Ange inläggets adress, samma adress som visas på kuvertet, eftersom det skiljer affärsbrev från vänliga. Utan en inre adress kan människor vara förvirrade för vem brevet är avsett.
Skriv in hälsningen. I det här fallet skulle det vara "Kära ordförande Jones och World Craft Board Members". En annan möjlighet är "Kära medlemmar av World Craft Board,"
Hämta rakt till punkten. Stör inte med att önska människor en trevlig dag eller fråga om deras hälsa. "Jag skriver till styrelsen till" indikerar att du menar affärer.
Håll en formell affärsmässig ton i ditt brev till styrelsen. Håll dig borta från personliga problem och hålla fast vid fakta.
Håll dina stycken och meningar korta och kom ihåg att starta en ny paragraf när du byter idéer i ditt brev till styrelsen. Undvik ordsfulla meningar och använd inte ett stort ord när en liten kommer att göra.
Stäng ditt brev till brädet med "Med vänliga hälsningar" och notera att det följs av ett komma. En annan godtagbar formell stängning är "Med vänliga hälsningar".
Lämna tre eller fyra rader för din signatur, skriv sedan ditt namn. Om du kopierar brevet till någon annan lägger du till "Cc" och listar namn på dem.
Låt ditt brev till styrelsen sitta i 24 timmar och korrigera eventuella grammatik eller typfel. Läs ditt brev högt och bedöma det för formell ton och innehåll. Redigera därefter.
