Företag använder kalkylblad för olika ändamål. Programmen kan beräkna, sortera och analysera data så att hanteringen bättre kan förstå hur verksamheten fungerar. Kalkylark är uppställda i ett nätformat. Varje bit av data placeras i sin egen cell så att den kan användas ordentligt. Data kan vara siffror eller ord. Ord sorteras alfabetiskt och siffror numeriskt. Nummer beräknas med addition, subtraktion, multiplikation och division. Formler kan också skapas för att göra mer komplicerade beräkningar.
Företag använder kalkylblad för att spåra anställda, produktion och ekonomi. Medarbetardata kan spela in och spåra övertid och frånvaro. Produktionskvantiteter kan samlas tillsammans med timmar som behövs för att slutföra produkter. Denna personal- och produktionsdata kan kombineras för att analysera arbetstagarnas produktivitet utifrån hur mycket produkt som görs. Ledningen kan bryta ned data för att visa hur mycket produkt som görs i genomsnitt på en timme, hur många dollar det tar för att göra produkten och hur många anställda som använts.
Kalkylblad kan också hjälpa till att spåra faktiska intäkter och kostnader kontra budgeterade belopp. Finansanalytiker kan ange budgetdata, vilket är vad ledningen förväntar sig att spendera och tjäna på ett år, i en kolumn på ett kalkylblad. En separat kolumn kan lista aktuella utgifter, så att den kan jämföras sida vid sida. Totalt kolumner visar vad som gjordes år hittills då månaderna går. Summan kan sedan analyseras för att bestämma om det behövs saker för att korrigera stora variationer mellan budgeten och de faktiska beloppen. Kalkylarkanvändaren kan skapa diagram från data för att visa ett mer visuellt exempel på kostnaderna eller andra delar av kalkylbladet.
Kalkylblad kan användas för att visa finansiell information i form av resultaträkningar, kassaflödesanalyser och balansräkningar. Dessa är vanligtvis inställda för att dra information från en databas med finansiell information eller andra kalkylblad som är kopplade till den. Dessa uttalanden visar nettoresultat, tillgångar mot skulder och hur kontanter rör sig inom företaget.
I princip kan kalkylblad användas för att göra vad som helst att göra med beräkningar och är mycket användbara när flera beräkningar måste göras samtidigt. Produktpriser är ett exempel på detta. En databas över produkter kan visa en sammanfattning av alla komponenter och deras priser. Om en komponents kostnad går upp kan den ändras i kalkylbladet, och beräkningarna och länkarna ändras inom alla produkter. Detta kommer sedan att återspegla den nya kostnaden för varje produkt, så förvaltningen kommer att kunna justera prissättningen till sina kunder.
