Redovisning för lönekostnader är en stor del av ansvaret för någon avdelning för redovisning, i affärer över hela landet och i världen. Noggranna finansiella poster krävs i alla situationer, t.ex. när man rapporterar bokföringsnummer till finansiella regleringsorgan, ansöker om bidrags pengar och för låneansökningar. Att hålla exakta kostnadsregistreringar hjälper också ledningen att göra lönsamma budgeteringsbeslut och hjälper till med att driva anställningscykler. Även om få personer tänker på lönedag tills det äntligen kommer fram, är förberedelse för lönedag ett heltidsjobb för andra.
Samla in tidskrifter eller punch-in / punch-out detaljrekord och mata in dem i ett löneprogramprogram. Dessa kommer också att innehålla förfrågningar om sjuk- / personlön, semesterlön och tidsjusteringsblad. Var säker på att tidskrifter godkänns av lämplig chef före inmatning.
Dubbelkontrollera tidsposter för att vara säker på att de är rimliga och korrekta. Denna process kommer att utesluta eventuella möjligheter att klocka bedrägerier.
Få godkännande för slutgiltigt chefer innan du klipper kontroller och skickar EFT (Electronic Funds Transfers) till bankinstitut.
Skär kontroller och godkänn EFT-transaktioner.
Håll löneposter på fil i fem år från den tid anställda betalades.
Spåra levande checkaktivitet, inklusive när de sätts in på medarbetarens konto, när det rensar banken och när du har tillgång till en elektronisk bild av den rensade kontrollen. Håll en kopia av den rensade kontrollen till hands.
