En programhanteringsplan används för att gruppera flera oberoende projekt för att uppnå ett strategiskt affärsresultat. Ofta i programhanteringen läggs mycket fokus på att skriva plandokumentet och mindre fokus ligger på genomförandet. En lika stor ansträngning måste läggas vid genomförandet av planen för att säkerställa att den genomförs framgångsrikt och att eventuella avvikelser erkänns och hanteras i enlighet därmed. Generellt är det programansvarig eller programledningsgruppens ansvar att ta fullt ägande av programplanen och se till att den genomförs effektivt.
Föremål du behöver
-
Kalkylprogram
-
Ordbehandlingsprogram
-
E-post
-
Telefon
Upprätta kommandot. Ange en tydlig kedja med en formaliserad beslutsprocess. Se till att processen är enkel och kan stödja snabba omgångstider så att implementeringen inte blir stallad. Se till att de definierade processerna inte kringgås genom att kontinuerligt övervaka situationen.
Utveckla programstandarder och framgångsindikatorer. Identifiera de standarder som ska användas för att mäta integrationen av de olika programkomponenterna. Dokumentstandarder relaterade till processer, kommunikation, data, rapporter, mallar och distributionsmetoder för att säkerställa att olika projekt och uppgifter som ingår i programmet integreras.
Identifiera ett implementeringsschema och statusrapportering. Dokumentuppgifter om centrala projektfaser, scheman och milstolpar. Identifiera deltagare i planen och projektansvariga och ge dem skriftlig dokumentation av sina ansvarsområden och rapporteringsmekanismer. Detta kommer att hålla laget fokuserat och på uppgift.
Kommunicera, kommunicera, kommunicera. Alla parter som deltar i programhanteringsplanen behöver ständig kommunikation. Kommunikationen bör omfatta pågående initiativ och aktiviteter, resultatrapporter, framgångar och prestationer samt försäljningsställen för feedback, inmatning och kommentarer.
Utvärdera processen och sedan omvärdera planen. Samla regelbundet feedback från deltagare och bedöma om målet uppnås. När varje nyckelprojekt avslutas, håll ett formellt möte för att diskutera processen. I processen, fira framgång, identifiera förbättringsområden och ändra resurser efter behov för att optimera prestanda. Om mål inte uppnås, utvärdera om de ska förändras.
Utveckla en träningsplan. Om resultatet av programhanteringsplanen resulterar i ett nytt system eller process, bör ett formellt program utvecklas för att ge utbildning och resurser till alla användare och systemägare. Planen bör beskriva utbildnings-, kommunikations- och förändringshanteringsprogram.
tips
-
• Identifiera parametrar som utlöser en formell djupgående granskning avseende tid, kostnad, personer eller kvalitet från den godkända projektplanen. • Planen är en riktlinje, inte en uppsättning regler. Det är viktigt att göra avvikelser om de är motiverade. • Främja öppen kommunikation. Lyssna på feedback från alla parter som är involverade i processen. De kan ha mer effektiva lösningar för att genomföra en del av planen.
Varning
• Det blir svårt att komma ihåg vem som ska göra vad enligt varje version av planen. Dokumentation och kontinuerlig skriftlig kommunikation kommer att göra det enklare att hantera. • Bygg in ansvarighet för att säkerställa att genomförandeprocessen inte blir stallad. • Vara rörlig. Oplanerade ändringar kan inträffa. Om de gör det, bedöma deras inverkan och gör justeringar i enlighet därmed. Håll kännedom om tilldelade resurser.
