För att kommunikationen ska uppstå måste lyssnaren förstå vad avsändaren betyder - en process som är lättare sagt än gjort. Kommunikation muddied av ett antal problem, bland annat missbruk av ord och icke-verbala meddelanden som ton av röst och ansiktsuttryck.
Den komplexa, multilagda, dynamiska kommunikationsprocessen kan vara effektiv för att överföra mening om avsändaren känner igen de många kommunikationshinderna och tar åtgärder för att övervinna dem. Till exempel måste avsändaren förstå att lyssnarens tolkning av ett meddelande beror på hans personliga referensram.
Erkänna perspektiv
Lyssnare ser någon diskussion från deras personlig referensram, som inkluderar deras prioriteringar, personliga och kulturella värderingar och pedagogiska, professionella och familjebakgrund. Det är upp till talaren att känna igen detta och skapa ett meddelande som mottagaren kan dechiffrera effektivt.
Undvik att stereotyper din publik
Det är nödvändigt att överväga lyssnarens faktiska referensram snarare än vad du antar att det är baserat på din stereotyp av honom. Varje persons referensram är unik. Om du antar att lyssnaren speglar en vanlig stereotyp på grund av sin ålder, kön eller kultur är följaktligen olämpligt och problematiskt.
Var uppmärksam på att lyssnare kan få ett annat meddelande
När en lyssnare hör ett meddelande som inte sammanfaller med hans personliga övertygelser och antaganden, har han svårt att förstå det eller vidta åtgärder som svar på det. Därför är det viktigt att en talare Upprepa meddelandet ofta och omformulera det vid behov.
Skapa ett förhållande och kommunicera sedan
Om en lyssnare inte känner till en talare eller har förtroende för hennes uppgifter eller expertis, kommer lyssnaren sannolikt att ignorera meddelandet eller minimera sannolikheten för att meddelandet är giltigt. Det är en bra idé för talaren att försöka bilda en relation med en lyssnare innan hon försöker övertala lyssnaren att vidta några åtgärder.
Acceptera att jargong kan vara negativ kommunikation
Människor som inte är bekanta med eller inte använder särskilda villkor kan överväga att använda dessa villkor som förolämpar eller tror att talaren försöker vara vilseledande. Använd jargong bara när du är säker på att det kommer att bli väl förstått av lyssnaren. Annars begränsar du ditt tal till ett kortfattat och tydligt språk.
Tiden ditt meddelande är korrekt
För att du ska få lyssnaren att uppmärksamma, överför ditt meddelande när det är liten sannolikhet att hennes uppmärksamhet kommer att avbrytas av annat ljud. Se till att hon är uppmärksam för att maximera möjligheten att behålla informationen.
Öva fullständig upplysning
En publik kan vara medveten om att en talare håller tillbaka viss information för att undvika att hantera de möjliga negativa effekterna av att dela den. Gjord tillräckligt ofta, innehållande information förstör förtroende och skadar relationer. Det är bäst att tala ärligt och förmedla alla dåliga nyheter direkt och enhetligt till alla lyssnare, oavsett deras roll i en organisation.
