Företagskorrespondensen upphör inte när kontraktet är undertecknat. du kan ha flera tillfälle att diskutera saken genom brev. Till exempel, om du har ett kontrakt med ett universitet som en professor i förvaltningsområdet, kommer du att få flera ytterligare korrespondenser som hänvisar till ditt kontrakt, till exempel när dina förmåner börjar och många andra frågor som du måste adressera när du börjar arbete. Som handledare kan du ofta skriva brev som citerar det ursprungliga kontraktet på ett sätt som påminner arbetstagaren eller kunden där han kan hitta informationen.
Berätta för mottagaren vad hon behöver veta, uppmärksamma henne på kontraktet eller det område i kontraktet som innehåller väsentlig information. Till exempel, "Dina fördelar börjar två veckor efter startdatumet, som anges på rad 5a på sidan 2 i ditt kontrakt." Du behöver inte en formell citationsstil som American Psychological Association (APA) -stil för att citera kontraktet. bara hänvisa till relevant kontrakt och sidnummer.
Tänk om du behöver citera delar av kontraktet istället för att bara referera till det. Om kontraktet är långt eller väldigt komplext bör du citera relevant avsnitt och sedan förklara vilket sidnummer och sektionsnummer informationen finns.
Berätta för mottagaren att du skulle vara glad att ge en annan kopia av kontraktet för hans referens om han har förlorat sin kopia. Ge honom din kontaktinformation, till exempel din e-postadress eller telefonnummer om han har frågor eller skulle vilja begära en ytterligare kopia av kontraktet.
