När ett kontrakt slutar bör mängden pengar som budgeterats för kontraktet matcha det som betalats ut. I praktiken kan det finnas misstag, bonusar som inte var intjänade, innehöll avgifter och andra platser i kontraktsbudgeten där böckerna inte balanserar. Kontraktsavstämning är processen att förklara och lösa eventuella finansiella lösliga slutar: arbetsuppgifterna innefattar att hitta fel, hitta orsaken, beräkna storleken och räkna ut hur man fixar dem.
pappers~~POS=TRUNC
Den första uppgiften att förena ett kontrakt är att gå över pappersarbetet, enligt försvarsdepartementet. Uppgifterna för de anställda som arbetar med avstämning inkluderar att jämföra grundavtalet med eventuella ändringsorder med fakturoregister, betalningskuponger, officiella bokföringssystem och alla transaktioner som redan har behandlats. Den federala regeringen har utvecklat försoningsdatasystem som gör det möjligt för försoningspersonalen att matcha dokumentation som lämnas in elektroniskt i olika avdelningar.
Dokumentation
Det kan hända att det saknas dokument som gör det omöjligt att förena kontraktet korrekt. I det fallet är personalens jobb att göra en uttömmande sökning av dokument, elektronik och papper, för att hitta dokumentationen. Om något material inte kan hittas, måste personalen göra det bästa de kan med informationen de har.
Diskrepanser
Personalens nästa uppgift är att hitta orsakerna till avvikelser. Potentiella orsaker är bedrägeri, bokföringsfel, minskad leveranskostnad eller en entreprenör som ännu inte har återbetalat en överbetalning.
Justera böckerna
När fel har uppnåtts är slutförpliktelsen för ett avtalsförhållande jobb att uppdatera kontona, justera dem när överbetalningar returneras, eller att ta bort fel eller när sena betalningskuponger äntligen lämnas in.
