Due diligence är i grunden en intensiv utredning som föregår en betydande transaktion eller ett beslut. Till exempel sker due diligence vanligtvis när du är allvarligt intresserad av att köpa ett företag eller behöver utveckla en försäljningspresentation för ett större outsourcingavtal. Även om processen kan vara tidskrävande och ofta måste ske bakom kulisserna, är informationen som du samlar in och skisserar i en due diligence-rapport avgörande för att göra ett bra beslut eller skapa en effektiv presentation.
Struktur och fokus
Precis som med de flesta andra formella rapporter innehåller en due diligence-rapport ett mål, en sammanfattning, nyckelfakta, en rekommendationssektion och en eller flera bilagor. Vad som skiljer en due diligence rapport från andra är dock dess syfte, fokus och grad av information. När du har avslutat den aktiva fasen för att genomföra due diligence - undersöka fakta, samla rå data och göra personliga observationer - rapportgenerering organiserar data så att du kan bedöma den befintliga situationen, identifiera risker och avslöja problem som ger hävstång möjligheter.
Format och Röst
De flesta använder en due diligence-rapport som referensmaterial bakom scenen under kontrakts- eller prisförhandlingar eller som informationskälla för att skapa en budpresentation. Oavsett syftet är mycket av det som ingår i en due diligence-rapport konfidentiell information, förutom att du skriver för målgruppen och fokuserar på målen, innehåller bara den mest relevanta eller väsentliga informationen. Använd en formell röst och presentera fakta genom att använda objektiv, objektiv skrivning och separat rapportinformation till olika avsnitt med bokstäver eller siffror.
Mål och Sammanfattning
Förklara dina skäl för att utföra due diligence i avsnittet Mål. Även om sammanfattningen kommer strax efter rapportens mål - och före kroppen - skriver du sammanfattningen senast. Anledningen är att läsare - oftast företagsledare - som är intresserade av det här avsnittet kanske inte tar tid att läsa hela rapporten. Du måste strukturera sammanfattningen så att den läser som en rapport i miniatyr men samtidigt hålla dess längd proportionell mot resten av rapporten.
Viktiga resultat och rekommendationer
Michael Sisco, en författare och oberoende IT-konsult, säger i en artikel på TechRepublic-webbplatsen att viktiga fynd bör fokusera på föremål som påverkar företagets pris eller löpande verksamhet. Om du till exempel skriver en due diligence-rapport som används för en outsourcing-kontraktspresentation, kan du inkludera frågor som stöder ditt pris och din position, t.ex. driftsprocesser som lyfter fram produktivitets- och prestandafrågor. Dessutom inkluderar kostnadsförhållanden som visar hur mycket företaget idag spenderar för att driva en tjänst internt och identifiera risker som ett behov av att investera ännu mer pengar för att uppgradera eller ersätta gammal eller föråldrad utrustning. Markera utnyttjande av möjligheter i rekommendationerna. Inkludera implementeringskostnader, ge avkastningsgrad och ge en tidsram för att realisera besparingar eller fördelar för varje möjlighet.
