Konsumenternas förtroende rockas när det finns en företagsskandal. På grund av händelser som sträcker sig från bankrabatterna 2008 till det senaste Wells Fargo-kontobedräget, måste konsumenterna försäkra sig om att de företag de arbetar med är ärliga och över styrelsen. Revision är ett kraftfullt verktyg för att försäkra företagets intressenter. Det låter dem veta att ditt företag följer de tillämpliga standarderna för redovisning.
Även om det är naturligt att oroa dig om ditt företag granskas eller genomför en revision, är det en möjlighet att granska dina redovisningsrutiner och hitta områden för förbättring. När din revision är klar kommer din revisor att granska sina resultat. Om du genomför en internrevision bör du rapportera dina resultat på ett liknande sätt. Normalt delar revisorerna sina revisionsresultat i ett standardiserat skriftligt format som du kan granska och genomföra.
Vad är en revision?
En revision är en objektiv granskning av ditt företags ekonomiska praxis. Typiskt kommer det att innehålla en granskning av dina finansiella rapporter och andra finansiella poster av en auktoriserad revisor. Revisorn kommer att jämföra företagets bokslut med dina bokföringsböcker och se till att allt är korrekt. Vissa typer av organisationer, såsom ideella organisationer och börsnoterade företag, måste regelbundet ha revisioner från tredje part för att säkerställa att de använder sina medel på ett ansvarsfullt sätt för de konsumenterna.
Vad är de olika typerna av revisioner?
Det finns två primära typer av revisioner: internt och externt. En internrevision är en revision som du utför på egen hand. Du eller ditt företag utser en person som är kunnig och erfaren i redovisningspraxis för att granska dina böcker och bokslut och se till att allt är i linje. Interna revisionsresultat rapporteras sedan till företagets beslutsfattare, vilket kan innefatta chefer, styrelse eller andra intressenter.
En internrevision ger dig och ditt företag en möjlighet att identifiera och hantera eventuella risker och se till att ditt företags policy följs. Du kan genomföra interna revisioner regelbundet eller löpande. Interna revisioner är mer flexibla än externa revisioner och kan innehålla specifika avdelningar och de större målen för ditt företag.
Externa granskningar utförs av en tredje part som inte är kopplad till ditt företag. De kan genomföras eller övervakas av tillsynsorgan som Public Company Accounting Supervision Board. PCAOB fastställer revisionsstandarderna för börsnoterade företag och mäklare. Dessa externa revisioner rapporterar sina granskningsresultat offentligt.
Det finns flera typer av externa revisioner, inklusive efterlevnadsrevisioner, operativa revisioner och bokslutsrevisioner. Överensstämmelsesrevisioner ser till att ditt företag överensstämmer med lagstadgade krav. Operativa revisioner granskar organisationens prestanda och ger rekommendationer för förbättringar. Redovisningsrevisioner kallas också för revisionsbevis, och i denna typ av revision granskar revisor verksamhetsberättelsen och redovisningen.
Vad är revisionsstegen?
Om du funderar på en intern eller extern revision för ditt företag är det viktigt att veta vilka steg som är inblandade. En noggrann granskning är tidskrävande, men den resulterande sinnesroen är värt tiden engagemang. Vilka är revisionsåtgärderna? I allmänhet innefattar en revision planering, samla bevis och utfärda en rapport med revisionsresultaten.
I planeringsstadiet klargör du revisionsområdet och hur länge revisionen kommer att gå. Du planerar också eventuella möten eller besök på plats så att revisoren kan granska dina förfaranden. Nästa steg är att samla bevis. Samla bevis innefattar att följa dina redovisningsprinciper och rutiner, testa företagets kontrollförfaranden och få fram och granska finansiella rapporter och uttalanden. Revisorn analyserar och inspekterar bevisen för att förbereda sig för nästa steg.
I det sista steget förbereder din revisor en rapport med revisionsresultaten, som ibland kallas revisionsutlåtande. Revisorn kommer att presentera rapporten till de berörda intressenterna och kan också offentliggöra resultaten beroende på typ och omfattning av revisionen.
Hur man rapporterar granskningsresultat
Om du genomför en internrevision kanske du undrar hur du rapporterar revisionsresultat. Vanligtvis rapporteras interna och externa revisionsresultat skriftligt såväl som levereras muntligt till intressenter.
För externa och interna revisioner finns det en allmän struktur som de flesta skriftliga rapporterna följer. För kontroll av överensstämmelse kan övervakningsorganisationen ha särskilda krav på vad som ska ingå i den skriftliga rapporten. En skriftlig revisionsrapport ska skrivas koncist och på ett sätt som lätt kan förstås av läsaren. Det bör också innehålla bevis för eventuella revisionsresultat.
I allmänhet har en granskningsrapport tre avsnitt: en introduktion, en sektion som beskriver revisionsområdet och revisorns åsikt, som beskriver revisionsresultaten. Introduktionen anger revisorns ansvar och ditt företags ansvar avseende revisionen. Det skulle normalt också innehålla namnen på revisor eller revisorer samt revisionsdatum.
Omfattningsavsnittet beskriver revisionsprocessen. Den anger vilka områden som granskades, vilka genomförde revisionen och när och vilka kriterier som använts för att utföra revisionen. Om det exempelvis är en extern revision, skulle det ange vilka styrande organets standarder som används för att mäta resultaten av revisionen. För en internrevision skulle det referera till företagets standarder och policyer som användes. Omfattningsområdet beskriver också exakt vad revisoren gjorde. Revisorn skulle inkludera vilka finansiella rapporter som hon granskade och vilka tester hon utförde.
Revisorns åsikt är den sista delen av rapporten. Det är här revisorn säger vad hon fann och om ditt företag överensstämmer med kriterierna för revisionen. Beroende på vilken typ av revision som helst, kan revisor också innehålla rekommendationer för att förbättra eller lösa problem som hittades under revisionen.
Efter att ha skrivit sin rapport kommer revisoren normalt att presentera sina resultat för intressenter inom företaget. I en stor ideell organisation skulle hon till exempel presentera sina resultat för en revisionskommitté som övervakar revisionsprocessen. Utskottet skulle diskutera revisionsresultaten med revisoren och fråga klargörande frågor innan de presenterar revisionsberättelsen för sin styrelse.
Om du genomför en internrevision är det bästa sättet att skriva revisionsfakta och rekommendationer att tydligt ange vad du gjorde när du gjorde det och vad du hittade. Din rapport behöver inte vara lång. Det måste vara tydligt och övertygande så att företagets chefer och chefer kommer att vidta åtgärder baserade på dina resultat, speciellt om du hittar områden som behöver förbättras.
Vad är de olika typerna av revisionsbedömningar?
En noggrann granskning kan upptäcka svagheter som behöver förbättras. I sämre fall kan det avslöja bedrägerier eller missförhållanden som du behöver rapportera till myndigheter och adressera på lämpligt sätt. Externa revisioner rapporterar vanligtvis revisionsresultaten som ett av följande: en okvalificerad eller ren åsikt, en kvalificerad åsikt, en negativ åsikt eller en ansvarsfriskrivning.
En okvalificerad åsikt är det bästa fallet om ditt företag går igenom en extern revision. Det innebär att revisorn kunde slutföra revisionen och att din verksamhet överensstämde med kriterierna för revisionen. Till exempel i en bokslutsredovisning skulle en okvalificerad åsikt innebära att uttalandena överensstämmer med allmänt accepterade redovisningsprinciper.
En kvalificerad åsikt innebär att det fanns ett problem med revisionen. Revisorn har kanske inte fått tillgång till all information och dokument som han behövde, till exempel, eller det kanske inte har överensstämmer med de godkända standarderna för det område som granskas. I en bokslutsredovisning kan detta innebära att revisorn hittade ett eller flera områden där allmänt accepterade redovisningsprinciper inte följdes. Även om detta inte är det perfekta resultatet för ditt företag, kan det snabbt och enkelt hanteras.
En negativ åsikt är mycket allvarligare. Det indikerar att revisoren fann en felaktig uppfattning eller felaktighet i området som granskades. När det gäller en bokslutsredovisning innebär en negativ åsikt att revisoren konstaterade att företagets bokslut inte överensstämmer med allmänt god redovisningspraxis. Resultatet är relativt sällsynt och det kan få negativa konsekvenser för börshandlade bolag. Vissa företag har sett ett fall i aktiekurserna, till exempel efter att en negativ åsikt har utfärdats.
En ansvarsfriskrivning innebär att revisoren inte kunde slutföra revisionen. Det kan bero på att bokslutet inte var tillgängligt eller att revisor inte fick fullständig tillgång till den information han behövde. Det kan också innebära att ditt företags ledning inte var samverkande med revisorn. Det indikerar ibland också att det fanns en intressekonflikt från revisorns sida. Han kan till exempel ha ett ekonomiskt intresse i företaget som granskas.
Även om en ansvarsfriskrivning inte är det bästa scenariot för dig eller ditt företag, är det inte det värsta, heller. Det innebär i huvudsak att det inte finns någon åsikt och att revisionen bör slutföras på en framtida tidpunkt.
Hur man svarar på revisionsbedömningar
Om ditt företag nyligen har genomfört en intern eller extern revision är det kritiskt att svara på revisionsresultaten. Det första steget är att noga granska revisionsberättelsen med revisorerna. Fråga revisorernas frågor för att klargöra resultaten och deras erfarenhet när de arbetar med ditt företag. Du kan fråga om hur samarbetande dina medarbetare var med revisorerna, till exempel. Du kanske också frågar om det var några ändringar i den ursprungliga revisionsplanen eller om revisorn upplevde några svårigheter under revisionsprocessen.
Om revisoren hittade områden som behöver förbättras, fråga om detaljer. Se till att du förklarar vad problemet är och vilket dokument eller test som avslöjade problemet. Du kan också fråga om revisorn har några specifika rekommendationer för att lösa området.
Även om inga problem hittades kan du fortfarande utnyttja din revisors kunskaper och erfarenheter. Du kan fråga hur din organisation jämför med andra liknande organisationer, till exempel. Du kan också begära allmänna rekommendationer för att förbättra dina redovisningsförfaranden eller rapporteringsrutiner.
I händelse av en negativ eller kvalificerad åsikt bör du överväga att ge ett formellt, skriftligt svar. Du kan vara skyldig att svara skriftligt, beroende på företagets policy eller det styrande organ som övervakar din revision. Ditt svar bör direkt adressera varje problem som uppkommer i rapporten och diskutera din plan för att lösa de problem som uppstod i revisionsresultaten. Du bör inkludera specifika mätbara steg för förbättring och en tidtabell för när dessa steg kommer att slutföras. I händelse av en negativ åsikt kan du kontakta en advokat innan du slutför eller publicerar ditt svar.
Den viktigaste aspekten att svara på granskningsresultatet - och kanske hela revisionsprocessen - är att komma ihåg att revisor inte är fiende. Revisorn finns där för att hjälpa dig att förbättra och se till att du behåller allmänhetens förtroende. Även om man går igenom en revision kan vara en stressande och skrämmande process kan den ge dig och ditt företag möjlighet att förbättra. Det kan hända att du kan hitta sätt att förbättra din bokföringsprocess, som till exempel kan spara tid och pengar.
