Att starta eller driva ett företag är ett spännande äventyr som tar med sig en mängd uppgifter, som att hålla reda på din företags ekonomiska hälsa. Det finns mer än ett tillvägagångssätt för ekonomisk förvaltning, så det är avgörande att välja rätt underlag för redovisning av din organisation för att få en korrekt bild av ekonomiska trender och göra prognoser för ditt företag. Metoden för redovisning du bestämmer kan också påverka när dina tillgångar är flytande. Oavsett om du använder en revisor eller spårar inkomster och utgifter själv väljer du bara en metod för redovisning och håller fast vid det för konsekvens och noggrannhet.
Grunderna för redovisning
De två typerna av redovisning som de flesta företag använder är periodiseringsbaserad och kontantbaserad metod. Vissa företag använder sig av den modifierade kontantbaserade metoden, som kombinerar principer från både periodiserings- och kontantbaserade metoder.
Medan varje metod för redovisning av tillgångar, skulder och eget kapital skiljer sig åt när de spelas in, vilket påverkar den ekonomiska snapshoten för ett företag på en viss punkt.
De tre huvudkomponenterna i den grundläggande bokföringsformeln (vilken måste balansera hela tiden) är följande:
- Tillgångar: Tillgångar avser materiella och immateriella tillgångar i ett företag, såsom kontanter, mark, lager, byggnader, kundfordringar, investeringar och andra ekonomiskt lönsamma poster. Tillgångar lika skulder plus eget kapital.
- Skulder: Skulder avser en företags finansiella skyldigheter att betala sina fordringsägare för leverantörsskulder, upplupna löner och lån.
- Rättvisa: Eget kapital eller eget kapital avser den tillgängliga vinsten. Eget kapital plus skulder likvida tillgångar.
Periodiseringsmetod för redovisning
Periodiseringsmetoden för redovisningssiffror intäktsförs i resultaträkningen när de är intjänade och matchar kostnader i samband där kostnaderna uppstår, inte när räkningarna betalas. Periodiserad redovisning resulterar i ett resultaträkning som ger en korrekt representation av lönsamheten för ditt företag under en viss period. Om en försäljningsrepresentant till exempel gör en stor försäljning den 15 december men inte förväntar sig att få betala till 15 januari nästa kalenderår, redovisar periodiseringsmetoden försäljningen som intäkt i december.
På samma sätt, om ett stort projekt kräver beställning av material denna månad, redovisar periodiseringsmetoden för redovisning fakturan som en kostnad snarare än att vänta tills den betalas. Denna metod hjälper till att hålla reda på pengar du behöver reservera för att betala fakturan. Det hjälper också till att undvika misstag där du av misstag köper någonting med pengar som redan är avsedda för ett annat syfte.
Om kostnader uppstår på grund av inkommande intäkter, så som leveranser som behövs för att installera möbler som beställts av kunden, matchas dessa kostnader och registreras med intäkterna istället för att anges separat, vilket ger en rimligt noggrann bild av vilket kapital som kommer att finnas tillgängligt efter projektets slutförande. Detta är praktiskt eftersom det håller både tillgångar och skulder i uppblåsning, vilket kan hända när de spelas in separat. Det gör också spårningsmarginalerna enkla och snabba eftersom inkomster och kostnader för samma projekt spåras tillsammans.
Att behålla ett brett och långsiktigt perspektiv på finanser är till hjälp i affärsredovisningen, men periodiseringsmetoden är inte utan dess nackdelar. Upplupningsredovisning kräver mer uppskattning och gissning än kontanträkning, som endast handlar om intäkter och kostnader när de uppstår. Det är till exempel möjligt att räkna inkomst innan det faktiskt finns på ditt bankkonto och sedan spendera det, skicka nytt företag till den röda eller till och med konkursen.
Periodiseringsmetoden tar också mer tid och är bäst övervakad av en professionell revisor som känner till insatserna och hur man använder uppräkningsmetoden för redovisning exakt. Ett klibbigt område för redovisning som bäst överlämnas till de professionella är att uppskatta den svåra skulden eller inkomst som sannolikt inte kommer att komma igenom. Medan ditt företag förmodligen mestadels har tillförlitliga kunder som betalar sina räkningar snabbt, kommer det att finnas de som betalar sina räkningar sent eller inte alls. En professionell revisor vet hur man uppskattar dessa förluster för att ge dig en relativt korrekt bild av företagets ekonomiska hälsa.
Kassaflöde för redovisning
Kassaflödet för bokföring redovisar intäkter när pengar är mottagna och kostnader när de betalas. Tänk dig att ditt företag köper 75 enheter för ett kommande byggprojekt, men fakturan kommer inte fram till en månad efter att du fått varorna. Ditt bankkonto är lite smal, och så väntar du en vecka att betala fakturan efter att den har tagits emot. Du registrerar inte utgiften förrän den tiden, även om ditt företag kanske redan har placerat röret i byggprojektet. För ett litet företag kan det vara en lättnad att inte behöva spela in en kostnad tills den betalas, men det kan också orsaka att du av misstag överskrider din budget och slutar inte kunna betala pengar du är skyldig till en borgenär omedelbart.
Samma principer gäller för inkomsterna. Till exempel tecknar du ett kontrakt med en ny kund som samtycker till att betala ditt företag flera tusen dollar när ett stort projekt har fullföljts, vilket tar dig några månader att slutföra. Under tiden måste ditt företag köpa material och slutföra arbetet, vilket är en kostnad. Med kontanterna för redovisning har du bara de medel som för närvarande finns på ditt bankkonto för att köpa varor. Medan du inte kommer att gå in i rött med banken kommer du att få en uppblåst bild av utgifterna nu och en uppblåst bild av din inkomst om två månader när projektet är klart. Detta gör att alla konton som är tillgängliga för din verksamhet är felaktiga och opålitliga.
Medan kontobaseringsmetoden för redovisning inte är lika exakt som periodiseringsgrunden på lång sikt, är det en fördel att det inte kräver så mycket wiggle-rum som periodiseringsgrunden. Den uppskattning som krävs av periodiseringsbasen används mest säkert av ett lönsamt företag med tillräcklig ekonomisk hävstång för att täcka utgifter innan intäkterna erhålls. Ditt företag kan börja med kontantbaserad bokföringsmetod och sedan, med hjälp av en professionell revisor, flytta till periodiseringsbasis när ditt eget kapital ökar.
Ändrad kassakrav för redovisning
Den modifierade kassabasen för redovisning kombinerar styrkorna för både periodiseringen och kassaflödet för redovisningen. I den här metoden dokumenteras intäkterna som intjänad, med hjälp av periodiseringsmetoden. Samtidigt dokumenteras utgifterna när de betalas, liksom i kontanteringsmetoden. Även om den modifierade kontantbaserade metoden inte överensstämmer med allmänt accepterade redovisningsprinciper eller GAAP, tror vissa företagsägare att det samlar det bästa av båda huvudmetoderna för redovisning.
Om du till exempel skriver om att bygga ett hus i oktober som kommer att slutföras i januari, redovisas intäkterna i oktober. Byggnadsmaterialen som köps för att projektet avslutats registreras gradvis genom hela projektet.På så sätt upprätthåller ditt företag en exakt rekord av inkomst och försäljning, samtidigt som du har flexibilitet att hålla tillgångar flytande så länge som möjligt under själva byggprocessen. Följaktligen kan den modifierade kontantbasen för redovisning vara till hjälp för vissa småföretag som har stora projekt som kommer in utan att det stora bankkontot matchar.
Den viktigaste nackdelen med den modifierade kontantbaserade redovisningsmetoden är när en extern agent eller revisor undersöker ditt företags finansiella rapporter. Eftersom denna metod inte överensstämmer med GAAP, måste du gå tillbaka och konvertera alla dina poster till antingen kontantbaserad metod eller periodiserad redovisningsmetod. Detta överskridande arbete skulle kosta din organisation tid och pengar på lång sikt.
