Varje företag och person som arbetar med allmänheten måste på något sätt kommunicera med allmänheten. Men det är inte idealiskt för en part att dela sina resurser mellan sin primära verksamhet och förklara den affären till världen - det är där PR-organen kommer in. En PR-organisation som är värd sitt salt kommer att använda en mängd olika metoder för att bli ett effektivt ansikte och röst för klienten representerar den.
Komma på samma sida som kunden
Innan en PR-byrå kan få ut meddelandet på uppdrag av en klient, måste det ta reda på vad det här meddelandet är. PR-representanter sätter sig ner hos sina kunder i början av ett förhållande för att ta reda på allt de kan om sin verksamhet. För företag innehåller den här informationen sitt allmänna uppdrag, produkter, tjänster och hur de tar dem till marknaden. För offentliga figurer innehåller det information om personens yrkesprojekt samt personliga detaljer som kan påverka den allmänna opinionen. För alla kunder upprättar byrån ett protokoll för utbyte av information så att den aldrig missar chansen att presentera nya utvecklingar för allmänheten.
Skriva pressmeddelanden
Grundprodukten som kommer ut från PR-byråer är pressmeddelandet, information om företaget som ges till nyhetsbyråer för offentliggörande. Nyhetsbyråer tycker om att ha pressmeddelanden, särskilt på långsamma nyhetsdagar, eftersom det betyder mindre arbete att fylla ut i papperet. Förslaget är att pressmeddelandet ska kräva få ändringsändringar - annars kommer nyhetsredaktörer inte vilja slösa bort dyrbar tid på vad som förmodligen är icke-väsentlig information. Ett sätt att mäta kvaliteten på en PR-byrå är att be om pressmeddelanden och granska dem mot Associated Press-stilriktlinjerna. Om utgåvorna knappt kan särskiljas i format från riktiga nyhetsartiklar, och du fortfarande går bort med ett positivt intryck av organisationen som representeras i utgåvan, har byrået gjort sitt jobb bra. Men till skillnad från en faktisk nyhetsartikel är det inte viktigt att ett pressmeddelande innehåller korrekta citat. Ofta skriver PR-författaren citat - men endast på uppdrag av kunder - och söker godkännande från kunden innan det pressmeddelande skickas till nyhetsbyråer.
Upprättande av relationer med nyhetsbyråer
PR-organ bör hålla en lista över nyhetsbyråer som de skickar pressmeddelanden till. Men viktigare är att PR-personal etablerar talande relationer med journalister som söker information om en kund för en artikel. PR-proffs är porten för all information som kommer ut ur organisationen de representerar. Det innebär att en PR-byrå kommer att vara journalistens första kontakt för information om kunden, och byrån kommer antingen att fungera som talesman för kunden eller få journalisten i kontakt med rätt person inom kundorganisationen. Ibland fungerar en anställd med byrån som en tredje part i en intervju för att styra frågor och svar i en positiv riktning.
Hantera sociala medier Närvaro
Med utvecklingen av sociala medier har rollen som PR-proffs utvidgats till att inkludera kundernas representation online. Om en klient har en blogg, Facebook eller Twitter-profil, bör PR-byrån ha tillgång till det. Om kunden inte har något, bör byrået upprätta en. Till skillnad från pressmeddelanden är social media närvaro direkt till allmänheten. Som ett resultat behöver byrån inte oroa sig för att hålla sig till nyhetsformat eller föregripa på kundens vägnar, eftersom ingen förväntar sig att en offentlig person eller ett företag inte ska sätta i sig sitt eget horn. Som talsmannens uppgifter eller citat i pressmeddelanden ska sociala medier uppdateras som om informationen är direkt från klienten, i motsats till perspektivet hos en anställd tredje part.
