Många organisationer planerar anställda att arbeta 24-7, 365 dagar per år för att möta arbetskraven och för att tillhandahålla en högre servicenivå än konkurrenterna. Effektivt planering av personal som täcker dessa skift kräver balansering av förväntad efterfrågan, önskad servicenivå, tillgänglighet och kostnader för anställda. Eftersom löner och förmåner ofta är de största raderna inom en avdelningsbudget, har noggrannheten i schemaläggningen en direkt inverkan på bottenlinjen. Många företag är beroende av schemaläggningsprogram, även kallad personalstyrningspaket, för att hjälpa till med denna viktiga uppgift.
Föremål du behöver
-
Produktivitetsrapporter
-
Kalkylprogram
-
Personalstyrningsprogram (valfritt men rekommenderat)
Hur man schemalägger anställda 24-7
Förstå de affärsuppgifter som kräver bemanningstäckning, t.ex. att svara på inkommande försäljningssamtal, svara på kundemail eller ange faxorder. Erkänna affärsmål, mätvärden och kundservice nivå förväntningar för varje uppgift. Bestäm den genomsnittliga tiden som krävs för att slutföra varje uppgift effektivt. Identifiera eventuella faktorer som kan påverka personell produktivitet positivt eller negativt.
Bestäm vem som ska slutföra arbetet (t ex representanter, chefer) och på vilka affärsplatser. Om det finns flera arbetsplatser, ta reda på om det finns tidszonskillnader. Tänk på din blandning av deltidsanställda och heltidsanställda.
Bli bekant med någon företagspolicy eller lagbestämmelser som kan påverka dina schemaläggningsbeslut. Sök inmatning från din personalavdelning.
Prognos för företagsbehov med data, rapporter och prognosprogram. Analysera historisk arbetsvolym för samma tidsperioder.Tänk på framtida efterfrågesvängningar för säsongsalder, produktändringar, reklam, marknadsvillkor, tillväxt eller minskning av företag och andra relevanta faktorer. Identifiera den totala volymen av arbetet som förväntas, uppdelat efter tidsintervall som månad, vecka, dag och timme. Genom att skapa en mycket detaljerad, efterfrågan prognos kan du mer exakt prognos personal behöver.
Prognos personal undantag, som är de timmar som anställda kommer att vara otillgängliga för att slutföra arbetsuppgifter. Undantag inkluderar sjuktid, semestertid, raster, möten och träning. Granska historisk information och skapa antaganden om framtida undantagstid.
Skapa en bemanning, "what if" -modell med WFM-programvara eller Microsoft Excel. Input ska innehålla uppgifter, produktivitet, förväntad arbetsbelastning och undantagsprognoser. Utgångar kommer att omfatta de projicerade kundservicenivåerna, personal och skiftdesign. modeller.
Slutföra personal / efterfrågan modell, och skapa sedan en plan för att täcka de nödvändiga förändringarna. Planera både frontlinjens anställda och ledningspersonal. Många företag tillåter medarbetare de mest anställningstjänst och de bästa jobbet att välja sina önskade förändringar.
Ständigt övervaka och anpassa scheman, baserat på förändrade affärsbehov.
tips
-
Många arbetsgivare erbjuder incitament för anställda som arbetar med mindre önskvärda skift, betalda inom timlön eller som bonus.
Eftersom arbetsvolymen varierar är det vanligt att schemalägga tillräckligt med anställda för att hantera de mest trafikerade eller högsta timmarna inom ett visst skifte, använd sedan mindre upptagna tider för träning eller paus.
Varning
Även om ständigt förändrade skift och scheman kan anpassa sig till dina företagsbehov, kan för många förändringar negativt påverka medarbetarnas moral. De flesta anställda föredrar konsekventa scheman.
