Det är viktigt att veta hur man skriver ett välgjort företagsbrev. Om du ansöker om ett jobb, begär ett möte eller skickar ett förslag vill du vara säker på att du har använt rätt företagsformat och att ditt brev är felfri och tydligt skrivet. Du vill också se till att den når rätt person. Ett bra sätt att göra detta är att lägga till en "uppmärksamhetslinje" i ditt brev.
Var går uppmärksamhetslinjen?
Ett formellt företagsbrev börjar med ditt namn och adress i det övre vänstra hörnet, då datumet och då mottagarens adress. Om du väljer att inkludera en uppmärksamhetsledning, sätt in den direkt efter den andra adressen.
En uppmärksamhetslinje är annorlunda än en ämnesrad. En uppmärksamhetslinje leder brevet till en mottagare genom att antingen använda sitt fullständiga namn eller deras titel. Det är vettigt att använda en uppmärksamhetslinje när du bara känner till mottagarens titel och inte deras fullständiga namn.
En ämnesrad, å andra sidan, förklarar avsikten med brevet. Ibland är dessa användbara om du inte känner till mottagarens namn eller titel. Då kan du använda en ämnesrad, till exempel, Ämne: Ansökningsansökan till marknadsföringsinstitut.
Exempel på en uppmärksamhetslinje
Layouten för ett företagsbrev med en uppmärksamhetslinje ser så här ut:
Exempel:
Ditt namn
Din adress
Ditt telefonnummer
Dagens datum
Företagsnamn
Företags Adress
OBS: Direktör för marknadsföring
Brevet skulle följa.
När du behöver en uppmärksamhetslinje
Det finns några anledningar till varför en uppmärksamhetslinje är en bra idé för ett företagsbrev.
- Du vet inte namnet på den person som ska få brevet, men du vet hans eller hennes titel. I detta fall skulle uppmärksamhetsraden innehålla endast titeln. OBS: Direktör för marknadsföring
- Du vill att brevet levereras till en viss person i ett företag.
- Du vill att brevet ska nå mottagaren snabbare.
När en uppmärksamhetslinje är onödig
Uppmärksamhetslinjer är mest användbara om du inte vet namnet på den person som ska få ditt brev. Då är det meningsfullt att skriva Attention: Director of Marketing. Det skulle bli dumt att skriva Dear Director of Marketing. En uppmärksamhetslinje är mer meningsfull när man använder titeln ensam.
När du känner till mottagarens fullständiga namn och titel är det vanligt att utelämna uppmärksamhetslinjen och bara inkludera namn och titel både i företagets adressrad och i hälsning.
Exempel:
Ditt namn och adress
Datum
Barry Botts
Marknadschef
Namn och adress till företaget
Kära herr Botts:
Använd endast uppmärksamhetslinjer vid behov. De är inte standardpraxis men kan fungera bra om du inte känner till namnet på en mottagare men vet deras titel.
