För att bli en branschledare eller till och med för att bara avancera i din karriär måste du behärska konsten att kommunicera, eller processen där individer interagerar, utbyter och tolkar betydelser. Det är enkelt att skicka information genom tomgångsspåren. Effektivt kommunicerande kräver skicklighet och finess. För att kunna kommunicera framgångsrikt måste du kunna presentera idéer effektivt, övertygande, tydligt och koncist.
Hur man behärskar konsten för kommunikation i näringslivet
Som en väsentlig kvalitet i näringslivet kan kommunikation göra eller bryta din karriär. För att bli en branschledare eller till och med för att bara avancera i din karriär måste du behärska konsten att kommunicera, eller processen där individer interagerar, utbyter och tolkar betydelser. Det är enkelt att skicka information genom tomgångsspåren. Effektivt kommunicerande kräver skicklighet och finess. För att kunna kommunicera framgångsrikt måste du kunna presentera idéer effektivt, övertygande, tydligt och koncist. Kommunikation lyckas bara när både avsändaren och mottagaren förstår innehållet i informationen som presenteras på samma sätt. Så hur mästar du kunskapen om kommunikation?
Förstå grundläggande kommunikationsprinciper Först måste du vara tydlig för varför du kommunicerar och kommunicerar sedan ditt meddelande utan missförstånd och förvirring som uppstår. Lessen frekvensen av missförstånd med tydlig, kortfattad, exakt och välplanerad kommunikation. Tänk på dina mål eftersom du måste formulera det för att uppnå det. • Vad vill du att din målgrupp ska komma ihåg? • Vad vill du förmedla? • Vad vill du att ditt meddelande ska uppnå?
För det andra behöver du veta hur du skickar informationen så att den kan avkodas korrekt av mottagaren. Framgången i detta beror på att båda anger informationen tydligt men också för att förutse och eliminera eventuella källor till missförstånd. Nyckeln: Att veta din publik. Ditt meddelande skickas till enskilda publikgrupper, som alla kommer in i kommunikationsprocessen med sina egna idéer och övertygelser, vilket utan tvekan kommer att påverka hans förståelse av budskapet. Det är också viktigt att du förstår styrkorna och svagheterna för de olika kommunikationskanalerna som inkluderar, men är inte begränsade till, personligen, telefon, e-post och text. Se till att du använder rätt kanal för ditt meddelande. Det är förmodligen inte den mest effektiva rutten att ge långa riktningar över telefonen. På samma sätt tillhandahåller inte heller negativ återkoppling via e-post. Undersök styrkan och svagheterna hos alla kommunikationskanaler i förhållande till ditt meddelande för att säkerställa att du väljer den kanal som kommer att kommunicera meddelandet bäst. Var mottaglig för feedback från din publik, speciellt när du kommunicerar personligen eller via telefon. Var noga med både verbala och icke-verbala reaktioner på ditt meddelande för att hjälpa till att mäta om publiken har förstått betydelsen av den presenterade informationen. Ett annat sätt att öka dina kommunikationsfärdigheter i affärer är att ta bort eventuella hinder som kan leda till missförstånd. Potentiella hinder för ditt meddelande kan vara allt från att vara för lång, använda fel kommunikationskanal, vara oorganiserad i din presentation av informationen, använda dåligt verbalt och icke-verbalt språk, erbjuda för mycket information för snabbt, inte förstå publikens kultur och inte presentera ett förenklat och kortfattat meddelande. Utöver dessa allmänna riktlinjer kan du anpassa dina kommunikationsförmåga genom att fokusera på mer generaliserade kommunikationsområden, till exempel skapa effektiva och lätta första intryck, överföra korrekt icke-verbalt kroppsspråk, effektivt kommunicera muntligt, lyssna aktivt och fokusera på att utveckla ditt skrivande färdigheter och lärande av rätt etikett för kommunikation genom tekniska kanaler.
Skapa ett bestående första intryck Syftet med att skapa ett varaktigt första intryck är att skapa komfort, förtroende och rapport med den person du möter. Det tar bara en snabb blick, ungefär tre sekunder, för någon att utvärdera dig när du möter för första gången. Deras uppfattning om dig bildas snabbt baserat på ditt utseende, kroppsspråk, uppmärksamhet, sätt och hur du klär dig. I affärer är det viktigt att du alltid skapar ett intryck av professionell närvaro. Några enkla sätt att göra ett kraftfullt och effektivt första intryck är följande: • Gör vänlig direkt ögonkontakt för att utveckla ömsesidigt förtroende. • Stå upp och sitta upp rakt, eftersom bra hållning skapar ett ögonblick av kompetens och visar att du är bekväm i affärssituationer. • Håll ögonkontakt genom handskakning och adress person med namn. • Komma tio till femton minuter före den planerade tiden. • Klä på sig lämpligt för mötet. Känna traditionerna och normerna som du inte vill dyka upp i en kostym när alla andra är klädda avslappnade. • Håll ett rent och städat utseende. Gör en trettio sekunders snabb check före mötet. • Smile med värme och självförtroende. • Var artig och uppmärksam.
Första intryck handlar om att skapa en uppfattning om professionell närvaro för att skapa trovärdighet. Använd ditt kroppsspråk för att projicera lämpligt självförtroende och självförtroende genom att stå högt, le hälsligt för att sätta andra i lugn och ro, vänlig ögonkontakt, hälsning med ett fast handslag, förlängning av artighet till alla, utseende äkta entusiasm och nådighet och genom att klä på lämpligt sätt.
Förbättra ditt budskap via icke-verbal kommunikation Endast omkring sju procent av känslomässig mening i ett meddelande består av de faktiska orden och en annan trettioåta procent kommuniceras genom vår ton- och röstböjning. Detta innebär att femtiofem procent av vår mening i meddelanden förmedlas genom icke-verbal kommunikation som inkluderar ansiktsuttryck, gester och hållning. Så även om du kanske säger en sak kan ditt kroppsspråk uttrycka något helt annat. Kunniga yrkesverksamma använder icke-verbala kommunikationsförmåga för att bygga förtroende och rapport med kunder och kollegor genom att hålla sitt kroppsspråk konsekvent och kongruent med sitt verbala budskap. Att trivas i näringslivet måste du lära dig att inte bara förmedla ditt budskap muntligt men också icke-verbalt. Använd icke-verbal kommunikation medvetet och avsiktligt för att göra det till en källa till makt och styrka i dina affärsinteraktioner. Först förstår dina icke-verbala kommunikationsstyrkor och svagheter, bryt ner komponenterna och praktisera ett slagkraftigt, konsekvent och naturligt utförande som börjar med ögonkontakt. Försök börja med följande: • Undersök din entré i ett rum. Är du märkt när du går in i ett rum? • Ger du omedelbart din hand när du möter någon oavsett ras eller kön? • Gör du konsekvent ögonkontakt med andra när du är i möten och genom samtal? • Har du en tendens till att ge gesten på ett distraherande sätt som kan hindra någons förmåga att ansluta till dig? • Är de icke-verbala signalerna du skickar klart och överens med ditt meddelande? Eller är folk vanligtvis förvirrade om var de står med dig? • Är du medveten om dina ansiktsreaktioner i olika situationer?
Vår fysiska närvaro är det som andra märker när vi möter oss så se till att du existerar energi, har rätt hållning, en fast handskakning och vänlig ögonkontakt. Lär dig att inte bara behärska ditt ursprungliga kroppsspråk, men också dina reaktioner mot andra, liksom att behålla ett otrevligt ansikte när du är arg. Slutligen lär du dig att matcha och spegla genom att anta manners och sättligheter hos personen eller personen du samverkar med.Matchande energinivåer, ansiktsuttryck, tonfall, ordförråd och takt är det snabbaste sättet att bygga rapport i kommunikationsprocessen. Icke-verbala signaler ger ett sammanhang för att tolka det råa innehållet i kommunikation, så du måste se till att ditt verbala och icke-verbala meddelande förblir synkroniserat.
Upprepa verbal kommunikation Ansikts-kommunikation kommer alltid att vara den bästa kommunikationskanalen. Underskatt aldrig värdet av rösttonen och de känslor som bärs av kroppsspråk, speciellt när man kritiserar någon eller ger negativ feedback. Om du inte håller med någon, medan dina ord kan uttrycka din oenighet, kan din ton, hållning och ögonkontakt samtidigt uttrycka ditt värde och respekt för den andras åsikt. Medan en telefonsamtal också är en bättre kanal för kommunikation, faller det fortfarande en avlägsen sekund till ansikte mot ansikte-interaktioner. Vi litar på den rika grytan av icke-verbala signaler för att tolka innebörden bakom andras ord och möten från ansikte till ansikte hjälper till att kompensera potentiella hinder som kan missförstå det avsedda budskapet. Så om du någonsin är i tvivel om vilken metod som ska användas, är det alltid den säkraste och mest effektiva metoden att kommunicera med någonting ansikte mot ansikte kommuniceras effektivt. Om du har svårt att uttrycka dig muntligt, prova något av följande för att hjälpa till att stärka dina verbala kommunikationsförmågor: • Se på verbala interaktioner på ditt kontor för att lyssna på hur individer presenterar idéer för kunder, för att höra tonen i röst och röstböjning som används vid presentationen idéer och hur skillnader diskuteras. • Öva uttrycka dina idéer till vänner och familj och få dem att kritisera dig. Se till att du vet om de förstod vad du försökte förmedla eller inte. • Få ett deltidssäljningsarbete för att hjälpa dig att få förtroende för att uttrycka dig själv och muntligt kommunicera med andra. • Använd historier, citat och skämt som hjälper till att förmedla ditt budskap. • Organisera dina idéer i förväg och förbered ditt meddelande. • Välj dina ord med omsorg. Tala uttryckligt, kortfattat och undvik slarvigt språk. • Var positiv i attityd och i ordval. • Använd levande språk, exempel, förbli optimistiska och använd olika rösttoner för att hålla publiken engagerad. • Tape själv för att bättre förstå din unika kommunikationsstil.
Mastering verbal kommunikation utvecklar personlig tillväxt samt förbättras genom affärsrelationer och interaktioner. Ord har makt att skapa känslor och flytta människor för att vidta de åtgärder du vill ha. Aktivera kraften i verbal kommunikation för att hjälpa dig att uppnå dina karriärmål.
Känna kraften i aktivt lyssnande Medan du uttrycker dina egna idéer är viktigt för kommunikation, är det lika viktigt för dig att lyssna på andra att mastera konsten att kommunicera. En stor del av att kommunicera effektivt innebär att lyssna framgångsrikt. Endast omkring 25-50% av det vi hörs är faktiskt ihåg vilket innebär att du måste göra en medveten ansträngning för att inte bara höra de ord som någon säger men försöka förstå det totala budskapet som förmedlas. Underskatta inte tystnadens kraft. Fokusera ditt lyssnande genom att inte tänka på vad du ska säga nästa, istället göra en medveten ansträngning för att mentalt koncentrera sig och vara fysiskt alert. Att bli en aktiv lyssnare tar tid, tålamod och övning. Använd följande element nedan för att förbättra dina aktiva lyssningsförmåga. • Fokusera din uppmärksamhet på högtalaren. Var noggrant uppmärksam på deras icke-verbala kommunikation. • Visa att du lyssnar genom ditt kroppsspråk, gester, le och tillfällig nicka. • Bekräfta vad den andra personen säger med en enstaka nod eller "hej". • Ge positiv feedback genom att parafrasera vad som sagts, fråga öppna frågor eller periodiskt sammanfatta. • Uppskjut dom tills talaren har slutfört att presentera sitt meddelande. Stör inte. • Låt inte dina personliga filter, antaganden, bedömningar och övertygelser snedvrida informationen du hör. För att förtydliga förståelsen sammanfatta vad som sägs. • Ge personen din odelad uppmärksamhet. Låt inte dig själv bli distraherad av din miljö.
Lyssna är mer än bara att höra orden som sägs. Aktivt lyssnande innebär att man fokuserar på röstton, ordval, icke-verbalt kroppsspråk, röstböjning, inte hoppar till slutsatser och inte snedvrider vad som sägs av våra egna uppfattningar. Att lyssna aktivt handlar om att vara objektiv och öppen för vad någon kommunicerar utan att tillåta vår personliga övertygelse att påverka meddelandet. Bygg bättre affärsrelationer och minska förhållandekonflikten genom att förfina din förmåga att kommunicera genom aktivt lyssnande.
Illustrera skillnad genom anmärkningsvärt skrivande
Som en mer konkret form av kommunikation lämnar det skrivna ordet mindre utrymme för fel och misstag. I ett tekniskt skickligt samhälle, där skriftlig kommunikation snabbt blir den föredragna kommunikationsmetoden, kan man effektivt kommunicera genom skrivning är en viktig färdighet att förfina. På dagens arbetsplats söker arbetsgivare aktivt individer som har förmågan att effektivt kommunicera genom det skrivna ordet. Så, hur kan du polera dina skrivförmåga? • Undvik slangord. • Styra bort från symboler och undvik klichéer. • Ställ alltid namn på rätt sätt. • Håll meningarna korta och enkla. • Proofread, korrekturläsning, korrekturläsning. • Ändra dokument tills de är tydliga och koncisa. Undvik allvarlig information. • Se till att dokumenten är logiskt organiserade. • Redigera ditt skrivande för ordval och uppsägningar. • Använd rätt skiljetecken och ordentlig grammatik. • Förbättra ditt ordförråd genom att använda en ordlista för att leta upp meningen med okända ord. • Läs varje chans du får. Ju mer du läser, desto mer expanderar du ditt ordförråd och ökar din medvetenhet om effektiv skrivning.
Lär dig att se skrivning som en färdighet som kontinuerligt måste förfinas genom övning och ansträngning. Öva effektiv skrivning varje chans du får, även när du skriver enkla e-postmeddelanden till vänner och familj. Skriftlig kommunikation har en bestående inverkan och en permanent närvaro, var därför alltid försiktig med vad du kommunicerar genom att skriva.
Demonstrera rätt etikett i teknisk kommunikation Eftersom den tjugoförsta seklets arbetsplats blir mer mångsidig och mer tekniskt skicklig, måste dina kommunikationsförmåga kontinuerligt förfinas för att säkerställa karriärsucces. Eftersom den gamla förvaltningsmodellen för diktatur ersätts av deltagande ledning och ökad användning av team, ersätts den gamla kommunikationsmetoden som favoriseras personligt eller röst-till-röstkommunikation med opersonliga kommunikationsmetoder som e-post, fax och röstbrevlåda. Trots ökad användning i teknik för kommunikation och samtidigt som de ger en snabb lösning för att överföra information, tänk på att dessa metoder ger större utrymme för missförstånd och konflikter. Försök bara kommunicera faktainformation via dessa kanaler. Reservera all kommunikation som innebär att alla känslor uttrycks för personliga metoder som personligen eller via telefon.
Binder allt tillsammans. Exempel på kommunikationsförmåga är några av de mest eftertraktade kvaliteterna i näringslivet. Som Robert Kent, den tidigare dekanen i Harvards affärskola, sammanfattade så tillräckligt: "I affärer är kommunikation allt." Utan förmågan att kommunicera effektivt kan vi inte korrekt förmedla meddelanden, låta andra veta vad vi tycker eller känner, bygga partnerskap, motivera andra eller lösa konflikter. När du stiger högre professionellt kommer kommunikationsförmåga bara att bli mer viktigt för din framgång. Att lyckas kunna kommunicera motsvarar en framgångsrik karriär.
