En överbetalning till en anställd är generellt resultatet av ett löneberäkningsfel. Som arbetsgivare kan en överbetalning ske om du betalar arbetstagaren mer tid eller lön än hon har rätt till eller om du inte gör ett obligatoriskt eller frivilligt avdrag. I båda fallen kan du fixa situationen.
Konsultera statlig lag
I det ögonblick du upptäcker misstaget, rådfråga med den statliga arbetsavdelningen för sina förfaranden för att samla överbetalda löner. Många stater tillåter dig att göra sådana avdrag via löneavdragsavdrag. Beroende på det belopp som är skyldigt kan du hålla ut betalning över en serie av lönecheckar som en schablonbelopp. Statlig lagstiftning begränsar i allmänhet det belopp du kan hålla kvar inom en löneperiod. Observera att staten förutom de obligatoriska avdrag inte tillåter dig att göra några avdrag från en arbetstagares lön utan sitt skriftliga samtycke. Vidare kan staten förbjuda dig från att göra avdraget om det medför att medarbetarens inkomst sjunker under den minimilön som krävs.
Återbetalningsmeddelande
Att samla återbetalningen via löneavdrag kan vara praktisk för arbetstagaren, särskilt om du gjorde felet och den anställde redan har utnyttjat överbetalningen. Om du upptäcker misstaget strax efter att ha betalat arbetstagaren och du omedelbart meddelar honom kan arbetstagaren omedelbart betala överbetalningen. Om du samlar överbetalning via löneavdragsavdrag, informera arbetstagaren om situationen skriftligen och ta med detaljer om överbetalning, till exempel när överbetalningen inträffade, beloppet, när varje avdrag för löneavdrag kommer att inträffa och avdraget uppgår. Ge arbetstagaren andra betalningsmetodsalternativ, som personlig check, postanvisning eller kontanter. Om arbetstagarens skriftliga samtycke behövs för att göra avdraget och arbetstagaren vägrar, kan du försöka återkräva överbetalningen genom att lämna in en rättegång i domstol mot arbetstagaren.
Lönejusteringar
När du samlar överbetalningen måste du också justera medarbetarens löneposter i enlighet med detta. Om du till exempel har överbetalt lön med 200 USD för en viss löneperiod, gör justeringen negativ så att den tas ut av anställdas årliga resultat och hennes W-2 kommer att vara korrekt för skattemässiga ändamål. När du överbetalt arbetstagaren tas också skatter och avdrag i samband med det överbetalda beloppet ut ur hennes lön. Lönelseprogrammet justerar automatiskt medarbetarens löneposter när du anger överbetalningen som en negativ. Om du inte använder löneprogrammet, reda ut skillnaden mellan hennes ursprungliga avdrag och vad de borde ha varit. Skillnaden är den överbetalda avdragsmängden. När du subtraherar den överbetalda lönen från arbetstagarens lön reducerar den sin totala inkomst och justerar hennes avdrag genom att minska beloppen. Om överbetalningen beror på ett avdrag som inte togs alls, justera avdraget så positivt att det dras av hennes inkomst.
Arbetslöshetsskatt överbetalning
Du är skyldig att betala federal arbetslöshetsskatt och statslöshetsskatt upp till ett visst belopp varje år på alla anställda du betalar löner till. När du överbetalar en anställd och du inte har uppfyllt den årliga lönebegränsningen kan det leda till att du överbetalar både federal och statlig arbetslöshetsskatt. I detta fall rapportera federal arbetslöshetskatt överbetalning till Internal Revenue Service och statslöshetsskatt överbetalning till administrerande staten byrån så att du kan få kredit för överbetalning.
