Företag idag har tur att ha många verktyg tillgängliga för att underlätta effektiv kommunikation. Från meddelandeprogram till videosamtal och samarbetsplattformar för online-team finns det ingen brist på sätt att kommunicera med kollegor, kunder, partners och affärsintressenter. Medan det finns flera olika kommunikationssystem företag kan införliva sig i sina dagliga processer krävs fortfarande kvalitén för effektiv kommunikation oberoende av vilken plattform som används.
Lyssna noga till konversationen
Lyssna är ett nyckelelement som krävs för effektiv kommunikation. I näringslivet är det viktigt att öva aktivt lyssnande, vilket innebär att man försöker höra och förstå vad någon säger till dig. Om en kollega talar till dig om ett problem med en kund är det viktigt att förstå detaljerna innan du hoppar in med en lösning.
Människor gillar inte att samtala med någon som inte tar sig tid att lyssna på vad de måste säga. För att visa din kollega som du aktivt noterar kan du upprepa eller omformulera delar av samtalet för att visa din förståelse av situationen med kunden. Att ställa frågor för att klargöra detaljerna är också ett sätt att aktivt lyssna och få en övergripande förståelse för den stora bilden.
Känn din publik
Att ändra meddelandet baserat på publiken är ett kriterium för effektiv kommunikation. Vad du måste säga till en person kommer inte att vara rätt för en annan baserat på deras roll i organisationen och deras kunskaper om ämnet. För att effektivt få ditt meddelande över måste du ändra ditt språk, ton och mediet så att det passar din publik.
Exempelvis kan sättet du pratar med en verkställande i din organisation skilja sig från hur du pratar med en peer, även om innehållet i ditt meddelande är detsamma. Vissa människor använder mer formellt språk med överordnade samtidigt som de använder vardagligt affärsspråk med kollegor. Kulturen i ditt företag kommer också att påverka sättet du kommunicerar med interna och externa intressenter.
Var kortfattad, fullständig och korrekt
Att tillhandahålla kortfattad, till-punkt-kommunikation hjälper till att undvika repetition och frustration. Genom att ta bort onödiga detaljer från kommunikationen kan du minska risken för missförstånd. Dessa dagar är människans uppmärksamhet spännerna korta, så att få ditt meddelande på tio minuter är mer effektivt än att ta 30 minuter. Om du till exempel möter en kund om en försäljningsmöjlighet, visa dem att du respekterar sin tid genom att hålla presentationen så kortfattad som möjligt.
Medan effektiv kommunikation är kort och kortfattad måste den också vara komplett. Det innebär att meddelandet måste innehålla alla relevanta fakta och bör organiseras logiskt, så det är lätt att följa. Baserat på vem du pratar med kan du anta vissa aspekter av deras kunskaper, samtidigt som de ger information som de kanske inte vet. Att tillhandahålla hela meningen med meddelandet är nyckeln till att kommunicera effektivt. Om du till exempel arbetar med en ny affärspartner och diskuterar inköp av varor från dem är det viktigt att förse dem med alla specifikationer för de material du behöver. Utan att ge den värdefulla informationen kan leverantören kanske inte leverera rätt delar, vilket kan orsaka frustration, förseningar och dåliga relationer.
Att ge fakta som de är utan att överdriva dem är en av egenskaperna hos goda kommunikationsförmåga och undviker tvetydighet och förvirring. Om du hanterar ett klagomål som en kund har med en anställd, måste du till exempel få feedback från båda parter för att förstå problemet.
Inkorporera feedback i meddelandet
Effektiv kommunikation innebär att du ger och tar emot aktuell feedback. Feedback hjälper dig att visa både dig och personen du kommunicerar med om meddelandet skickades och mottogs korrekt. Om feedbacken är helt off-base kan det visa att du inte kommunicerade effektivt eller att mottagaren inte förstod din mening helt.
I en affärsmiljö är feedback viktig när du arbetar i ett lag. Om du till exempel är chefsledande måste du ge din personal konstruktiv feedback om deras prestanda, roll och kommunikationsförmåga hos kunderna. Feedback innebär också att ge beröm, vilket kan öka företagets moral och öka kamratskapet.
Förutom att ge feedback, kräver effektiv kommunikation också att ta emot den. Konstruktiv feedback är användbar för att förbättra din prestanda på jobbet. Om du har ansvaret för att ge ett tal under ett möte över hela företaget, var noga med att fråga nyckelpersoner i din personal för feedback efter talet. Deras feedback kommer att berätta om ditt tal var effektivt för att få ditt meddelande över, och att visa om din personal förstod de viktigaste punkterna du ville kommunicera. Deras feedback kommer också att visa dig områden där du behöver förbättra dina kommunikationsförmåga. Till exempel, om kritik var att talet var för långt, vet du att för nästa gång kan du arbeta med att vara mer koncis i din kommunikation.
Visa respekt genom din konversation
Att respektera de människor du kommunicerar med är ett viktigt kriterium för effektiv kommunikation. Människor är mer motiverade att engagera dig om du visar respekt för dem och deras idéer. Om du till exempel möter en utsiktsplats för första gången kan du visa respekt genom att adressera dem med namnet, vilket gör dem uppskattade. Att ta sig tid att läsa om sin verksamhet och adressera dem i din konversation går långt för att visa utsikterna du respekterar dem.
Om du pratar med en affärspartner via telefonen, visa din respekt genom att hålla fokus på konversationen till hands. I stället för att kontrollera ditt e-postmeddelande eller surfa på webben medan du pratar i telefon, är du förlovad med dem under telefonsamtalet den respektfulla sak att göra.
När du kommunicerar via e-post med kollegor, ta ytterligare några minuter att korrekturläsa ditt meddelande, så det är fritt från stavfel och stavning eller grammatiska misstag. Du visar respekt genom att ta dig tid att konstruera ditt meddelande noggrant.
Glöm inte bort icke-verbal kommunikation
De ord som vi använder för att kommunicera utgör mindre än 10 procent av meddelandet som vi förmedlar. Det betyder att icke-verbala signaler är kritiska för effektiv kommunikation. Tonens röst visar hur du känner när du kommunicerar. Om du vill vara vänlig, se till att din ton är vänlig.
Din handbehåll, din hållning och ditt kroppsspråk hjälper till att förmedla betydelsen av dina ord. Korsar dina armar signaler om att du är defensiv eller stängd när du gör ögonkontakt visar att du vill ansluta.
Var uppmärksam på de icke-verbala signalerna som kommuniceras av den person du talar om. Deras hållning, ton och kroppsspråk visar dig hur de känner för vad du säger och kan hjälpa till att styra hur du kommunicerar med dem.
Krav på gott kommunikationssystem
Ett bra kommunikationssystem kräver att du väljer rätt kommunikationssystem för det aktuella arbetet. Med så många alternativ som telefon, meddelande, e-post och person, måste du välja det medium som bäst passar ämnet för samtalet. Till exempel skulle du inte skriva din chef för att avgå från din position eller att begära en höjning. Sådana viktiga samtal bör ske personligen. På samma sätt behöver du inte ett personligt möte för mindre affärsproblem, som kan kommuniceras via e-post för att spara tid och resurser.
