Om du planerar att starta ett callcenter kan du säkert lägga bort den gamla rekommendationen att platsen är allt. Eftersom din enda kontakt med kunder - eller de flesta av dem ändå - aldrig kommer att besöka dig personligen är tillräckligt utrymme viktigare än plats. Krav på infrastruktur och datalagring är också viktiga överväganden. Dessutom, eftersom arbetsmiljön kan bli ganska bullriga, bör den fysiska layouten inte bara vara bekväm för dina anställda, men det bör också minska bullret.
Krav på fyrkantiga bilder
Response Design Corp - som specialiserat sig på call center design - diskuterar rymdkraven när det gäller "kvadratmeter per sittplats", rekommenderar att du tillåter 125 till 150 kvadratfot per sittplats. "Detta kvadratfotnummer gäller för alla gemensamma behov, inte bara de kubiska," Response Design notes. När det gäller båtutrymme citerar det ett callcenter där varje kundservicerepresentant tillhandahöll en hytt på 33 kvadratmeter. Kombinera dessa fokuser, om du planerar att börja med 10 telefoner, skulle du behöva cirka 330 kvadratmeter utrymme för bås och ytterligare 920 till 1 170 kvadratmeter för mötesrum, toaletter och datalagring.
Bestäm infrastrukturkrav
Arbeta med en telekommunikationskonsult för att fastställa infrastrukturbehov. Interna ledningar, kraven på telefonsystemet och bandbredd är bland de viktigaste övervägandena. Till exempel, bestämma om standard traditionella telefonlinjer eller Voice Over Internet Protocol är det bästa valet. Om du väljer VoIP, kontrollera om en potentiell webbplats redan är upprättad för fiberoptisk nättjänst och om du kan bygga kostnaderna för eventuella ändringar i hyresavgiften eller om du behöver betala dessa kostnader i förskott. Bandbredd avser hastigheten för dataöverföring, som i sin tur avgör både hastigheten och effektiviteten hos dina internetanslutningar.
Optimera datalagringsmiljön
För att säkerställa tiden och systemets tillförlitlighet, installera datautrustning i ett slutet rum utrustad med ett separat luftkonditioneringssystem och luftfuktighetsövervakningsutrustning. Avtech Software, Inc., ett företag som specialiserar sig på datacentertemperatur och miljökontroll, rekommenderar en omgivande rumstemperatur mellan 68 grader och 75 grader Fahrenheit, och en relativ fuktighetsnivå mellan 45 procent och 55 procent.
Inköpsprogram och utrustning
I sin bok "Comdex Call Center Training Course Kit" rekommenderar författare och entreprenör Vikas Gupta att alla nya call centers börjar med fem grundläggande tekniker. Dessa inkluderar en Internet-anslutning, en automatiserad samtalsfördelare, ett interaktivt röstresponssystem, datortelefoniintegration och kundkontaktverktyg. Om du fokuserar på utgående samtal behöver du också prospektiv ringsignal. Varje agent behöver också en dator och ett headset. Priserna på programvara och utrustning varierar kraftigt, så jämför butik och få minst tre citat innan du fattar ett inköpsbeslut.
Minimera buller
Ringtelefoner, pågående samtal och driftsutrustning bidrar alla till en högljudd arbetsmiljö. Detta gör planlösning, layout och arbetsstation design för att minska bullret vitalt. Alternativ för att åstadkomma detta inkluderar distans arbetsstationer ut istället för att gruppera agenter tillsammans, lägga till ljudbarriärpaneler mellan arbetsstationer, bygga ett eller två privata lokaler att använda för möten och samtal som kräver privatlivs- och bostadsskrivare och kopieringsmaskiner från arbetsstationer. Växter och mjuka ljuddämpande inredning som persienner, mattor, kuddar och vadderade stolar kan minska ljudet ytterligare.
