Din kommunikationsplan är ett fungerande, dynamiskt dokument som hjälper dig att hålla på uppgiften, spåra milstolpar och planera dina nästa steg. Du kommer att knyta din plan till ett övergripande mål, som ett produktförsäljningsmål eller företags ryktemål, och inkludera segmenterade målgrupper och nyckelmeddelanden för att förmedla till varje publik. Under hela din karriär kan du behöva skapa flera kommunikationsplaner för både extern publik, till exempel kunder och media, och interna publikgrupper, som anställda.
Hur man skapar en kommunikationsplan
Segment dina målgrupper. Du måste identifiera sminken för varje målgrupp, de personer som du kommer att kommunicera med. Är de nuvarande kunder, som kanske redan är investerade i en produkt och letar efter en nyare version? Är de användare av en konkurrerande produkt, som kanske letar efter en anledning att byta? Är de tidiga adoptörer, som techno-geeks som alltid är ute efter den nya, nya, nya enheten? Andra exempel på segmenterade målgrupper inkluderar media, finansanalytiker och potentiella medarbetare.
Bestäm nyckelmeddelanden. Dina viktigaste budskap är de viktigaste punkterna du behöver förmedla om en produkt, tjänst eller ditt företag. Du kommer att införliva dessa meddelanden i varje kommunikationsstycke som är tillämpligt. Försök att begränsa dina nyckelmeddelanden till tre per målgrupp, problem eller produkt, eftersom det ökar risken för lagring. Ett exempel på ett nyckelmeddelande är att "XYZ-företaget återvinner 60 procent av sina kontorsprodukter, vilket eliminerar 250 pounds deponi per dag."
Skriv dina mål. Ditt mål namn vad du vill åstadkomma med din kommunikation. Exempel på kommunikationsmål kan vara "Skapa medvetenhet om vårt företags frivilliga insatser" eller "Öka mediesamtal till vår VD, som begär intervjuer." Kom ihåg att varje mål borde vara knutet till ett övergripande mål för företaget, annars fungerar din kommunikation i ett vakuum.
Skriv dina strategier. Du behöver minst en, och kanske flera, strategier för varje mål. Om exempelvis förbättrade medieförbindelser ingår som ett av dina kommunikationsmål, kan en strategi vara "skapa en medieplan riktade mot affärsmedier". Om du försöker öka medarbetarnas deltagande i volontärarbete, kan en strategi vara, "Skapa interna rutiner för att främja ökat deltagande i volontär i hela företaget."
Skriv din taktik. Taktiken är planens "arbetsorder", de detaljerade och specifika aktiviteter som du spola ut från din strategi för att uppfylla dina mål. Till exempel är upprättandet av en medietur på östkusten en taktik, som håller en presskonferens. Att utveckla en intern arbetsgrupp för att skapa medarbetarincitament för volontärarbete är också en taktik. När du skapar taktik måste du tänka på kostnader och din personal för att mäta hur realistisk din taktik är.
tips
-
Vid någon tidpunkt kan du bli ombedd att skapa en budget för att genomföra din plan eller du kan presenteras med en innan du skapar den. Hur som helst, behåll dina resurser i åtanke när du skapar kommunikationsplanen.
Varning
Lämna inte kritiska spelare när du skapar din kommunikationsplan. Samarbeta och återkoppla för att säkerställa att din plan är en framgång och inte motsatas av andra avdelningar eller personal som kände sig borta från processen.
