Kommunikation inom en organisation är kritisk. Ju mer anslutna och informerade medarbetare är desto mer förtroende kommer de att känna mot sin arbetsgivare. Forskning tyder på att anställda föredrar ansikte mot ansikte interaktion med sina överordnade, men tidsbegränsningar och storleken på en organisation tillåter inte alltid ett sådant tillvägagångssätt. Firmememor är ett annat sätt att kommunicera viktig information till en organisations interna publik. Mindre formella än företagsbrev, de kan tillkännage nya policyer eller organisatoriska förändringar, leverera begärd information eller fungera som en projektuppdatering. Att lära sig att skriva ett företagsnotat som levererar information som anställda behöver hjälper till att stärka ditt företags "kraft inom."
Föremål du behöver
-
Digital bild av företagslogotypen
-
Skrivbords-publiceringsprogramvara
-
Skrivare
-
Papper
Sätt in företagslogotypen som en bild högst upp på din sida.
Skapa en titel som läser (i alla stora bokstäver) "MEMO", "MEMORANDUM" eller "INTEROFFICE CORRESPONDENCE." Detta kan centreras längst upp eller i linje med vänstra marginalen.
Efter rubriken lägger du in en rad och sedan orden "TO:" "FROM:," "DATE:" och "SUBJECT:" (du kan också ersätta "RE:" istället för "SUBJECT:") med "SUBJECT:") med lämplig information följd av en hård avkastning. Arrangemanget kan variera. Varje objekt kan ha sin egen rad för totalt fyra rader, eller du kan dela in i två kolumner: den första innehåller "TO:" och "FROM:" och den andra med "DATE:" och "SUBJECT." Du gör inte Inkludera en intern adress eller hälsning ("Kära …").
Starta ditt memo på andra eller tredje raden under rubriken. Om ditt meddelande är ett rutinmässigt meddelande, öppna direkt. Noteringar som levererar dåliga nyheter bör öppnas med ett neutralt uttalande som är nära relaterat till memo-ämnet, som är känt i affärskommunikation som en buffert, för att förbereda läsare för den negativa informationen. Beroende på nyheterna kan du välja mellan flera strategier för denna öppning. Var säker på att den är uppriktig, relevant, ärlig och kortfattad.
Använd resten av ditt utrymme för att ge viktiga detaljer. Tonen ska vara konversationell. Använd underrubriker för att göra längre noteringar lättare att läsa. Du kan också inkludera tabeller, grafer eller andra bilder. Författare som vill övertyga sin publik bör innehålla hur / varför denna information kommer att gynna antingen de anställda personligen eller företaget som helhet.
Avsluta på en positiv, vänlig anteckning. Inkludera inte en gratis stängning eller signatur.
Skriv ut memo och börja med ditt namn överst, eller förbered memoet för att bli mailat (du kan förlora en del av formateringen genom att skicka elektroniskt). Om memo kommer att skickas till flera mottagare kan det vara billigare att skriva ut en kopia, starta den och sedan göra fotokopior.
Distribuera. Den kan levereras, skickas via e-post, skickas via interoffice-post eller skickas via postkontoret.
tips
-
Använd blockformat (ingen indragning) med en rad mellan varje stycke. Fokusera på ett ämne. Försök att hålla anteckningen under två sidor. Noteringar bör endast användas bland din interna publik. Skicka inte ett meddelande till personer utanför ditt företag. Skriv ett brev istället. Om du adresserar memo till vissa individer snarare än en hel avdelning eller personal generellt, alfabetisera din lista över mottagare om det inte finns personer i vissa positioner som borde ges mer framträdande placering.
