Att underteckna eller inte skriva under? Det är frågan som ofta uppstår när upptagna chefer bestämmer sig för att skriva ett notat. Till skillnad från affärsbrev, som tydligt kräver en signatur, är noteringar en annan sak. Oavsett om de ska signera dem är det inte klart för många unga chefer som bara börjar i näringslivet. Följande tips hjälper dig med att testa om du vill logga eller inte skriva in.
Föremål du behöver
-
Dator
-
Grundläggande ordbehandlingsprogram
-
Grammatikguide eller stilbok, dvs AP Style Book
-
Aktuell forskning, dvs. finansiella rapporter, redovisningsrapporter etc.
-
Ordbok, tesaurus, kalkylprogram (valfritt)
På ytan kan de tyckas likna, men det finns många skillnader mellan ett memo och ett brev. Brev skrivna på företags brevpapper är externa dokument. De tenderar att gå till mindre utanför publiken, till exempel kunder, leverantörer och branschregulatorer. Detta gör en signatur ett obligatoriskt element. Noter är emellertid interna och brukar bara ses av företagets anställda. I praktiken innehåller inte noteringar en signatur. Men ibland är chefer kloka att inkludera sina initialer bredvid deras namn i rubriken. Det verkliga tricket är att veta om och när man ska göra det.
Syftet med ett memo hjälper till att diktera huruvida du ska logga in eller ej. För det andra till e-post är noteringar ett primärt verktyg som används av cheferna för att dela information med anställda, oavsett om det är enkla meddelanden eller viktig information om ändringar i policy. Vissa noteringar tenderar att vara mer känsliga än andra.
Hur känslig är informationen? Rutinmemoskrifter - de som handlar om icke kontroversiella ämnen - utgör de flesta memorandum som skickas av chefer. Dessa typer av noteringar kräver sällan uppföljning och tenderar att tas till nominellt värde. Andra frågor, såsom företagsminskningsåtgärder, minskade hälsofördelar etc., kan vara svåra för anställda att höra. Som ett resultat kan deras giltighet utmanas. När ämnet är känsligt kan memo-författaren starta noteringen för att lägga till giltighet för innehållet. Men även då är initialer inte nödvändiga.
Hur många personer kommer att få memo? Återigen, memos går ibland till hundratals människor och initialisering av dem kan vara en tidskrävande uppgift. I näringslivet är tiden pengar. Till och med lägga till initialer kan vara ett stort företag. När du bestämmer om du vill starta ett memo eller inte, fråga vad värde läggs till med den här uppgiften? Om inget, hoppa över det.
tips
-
Signaturen blockerar signal till läsare att de har nått slutet av ett brev. Med memorandum telegraferar man ändå genom att använda övergångsuttryck som markerar slutsatsen, till exempel "i stängning" eller "slutligen".
Varning
Kom ihåg, om du skriver ett brev eller ett brev, med eller utan en signatur, kan det vara ett juridiskt bindande dokument. Stryk aldrig av någon korrespondens i brådska. Du kan få dig själv och ditt företag i varmt vatten.
